人事代行のメリット、デメリット！人事代行を使うのは当たり前になる
「人を採用したい。でも今まで採用した人がなかなか続かなくてさすがに採用するときのポイントに自信がなくなってきた」
そう思っている人事担当者も多いのではないでしょうか。
中には「自分の会社の人事担当者は、非常に人を見る目がないのではないだろうか」といった疑問にかられてしまう経営者の方もいるかもしれません。
このような悩みは、現代の採用担当者や経営者の方には最も「普通の悩み」であり、必ず解決できるものでもあるのです。
ナゼ解決できるのか。
それは人事代行という業者をアプトソーシングすることで、一気に悩みを解決することができるのです。
人事代行を利用するメリット
人を見る目があるのかないのか、人事という言葉を聞けばだれでも連想するのはその視点かもしれません。
しかし本当にそこにだけこだわってよいのでしょうか。
人事という部署は、そもそも会社の中心的役割を果たすところです。それを人事代行業者に委託するとは、なんとも納得しがたいという人もいるはずです。
しかし人事代行を業者に委託することで得られるメリットも多いのが実態です。ではどういったメリットを得ることができるのでしょうか。
人事の人手が不足していてもスピーディに業務を遂行することが可能
人事の人出が不足しているケースは、何ももともと人員が不足していることが要因という場合だけではありません。
例えば新卒採用のシーズンに面接は自社の社員が行うとしても、その他の業務について手伝ってほしいという場合に、スポット的に活用することができます。
臨時で人を雇うということは、現実問題として難しいのが実態ですが、その臨時部分を人事代行業者へ委託して、忙しい繁忙期を一時的に乗り切ることは可能です。
このような活用方法は人事代行業者だから依頼できる特徴的なメリットです。
本来固定費として計算される人件費を変動費へと変更させることが可能
自社で社員として人員を賄えば、当然それは人件費として常に計算される「固定費」として経営者は考えておかなければいけません。
しかし、その人事部門の人件費を変動費として扱うことができるのが人事代行業者の活用です。人事代行業者への支払は必ずしも一定額とは限りません。
依頼する業者によってその費用は異なり、価格設定も異なります。必要な部分だけを利用するような価格設定の場合であれば、人事部門の人を一人採用する給与の額の3分の1ほどで収まってしまうケースも珍しくありません。
このように常に出費として計算しておかなければいけない「固定費」から、発生したりしなかったりといった「変動費」として変更させることができるのです。
顧客ニーズへのスピーディな対応が可能
現代社会で企業が生き残っていくためには、いかにスピーディに顧客対応ができるかという点があげられます。
それと人事にどのような関係があるのかという疑問を抱く人もいるかもしれません。
その理由は簡単で、人事を行う人を探す時間を、顧客ニーズに応えるための営業の時間に回すことができるという事です。
現代社会において顧客ニーズに応えるために時間を割くことは必要不可欠であり、本来企業が行うべき本業ということができます。
この本業へ集中するためにも人事代行を業者へ委託することは、決して恥ずかしい事でも何でもないのです。
本業へ集中できることを考えれば、むしろメリットだということができます。
人事代行を利用するデメリット
残念ながら、デメリットも存在するのが人事代行を業者へ委託する際に存在することは否定できません。
いまからいくつかご紹介しますが、それが人事代行を利用しないという決定打にはなりえないというのが現実的な見方です。
しかし知っておかなければいけない点であることには間違いありません。
ではどのようなデメリットが存在するのでしょうか。
それは以下にあげている点が代用的なものになります。
日本ではあまり周知されていない
欧米では今や日常茶飯事ともいうべき人事代行ですが、日本ではまだまだ業者へ人事代行を依頼するという行為は浸透していないのが現状です。
「自社の人間は自社の人間が選ぶ」という考え方が強く残っているのが背景にはあります。
しかし最近の人手不足の現状から考えればいつまでもそのようなことは言っていられないということがあります。
もちろん、もっと日本中に周知されれば業者も増加し、より明確な依頼者の希望に沿うことができるようになるかもしれません。
どの業者も希望することに100%で答えられるのかといえば、残念ながらそうでない業者も存在するのが人事代行の現状です。
しかしこの点は、事前に情報を多く収集することで解消することができます。
自社にノウハウが残らないケースが多い
人事代行を業者へ依頼することで本来自社に蓄積されるであろうノウハウが蓄積されないということが危惧されます。
短期的に業者を活用するのか長期的に活用するのかでそのノウハウの必要性は変わってくるのかもしれません。
短期的展望に立った場合、一時的に活用するだけですからノウハウの蓄積はあまり重要視されない場合がほとんどです。
しかし長期的展望に立った場合、人事代行を活用している期間が本来自社の社員で賄えた場合に蓄積できるノウハウの時間だと考えれば、それは損失に値すると考える人もいないとはいえません。
将来自社で人事を賄おうと考えている場合には、長期的に人事代行を業者へ依頼することは、ノウハウを蓄積できないというデメリットがある言わざるを得ません。
しかしこのデメリットも、将来のことを考えて誰か一緒に行動する人材を置いてみたりすることで、ある程度はカバーすることができます。
人事のどの部分を人事代行として活用したいのか明確にしておく必要がある
長期的に人事代行を業者へ依頼する場合には、そもそも「人事担当者が存在しない」といったケースも多いのであまり気にする必要はないと言えますが、短期的に依頼したい場合は明確にしておくことでより自分たちが必要としている業務を行ってもらえるということがいえます。
期間が短期間であればあるほど、なぜ人事代行を業者に依頼したいのかというその理由が明確であるはずです。恐らく本当に依頼する必要があるのかどうかといった点にも着目しているのでしょう。
そう考えれば依頼内容を明確にできないのであれば、それはお金をかけて必要なしごとぉ請け負ってもらえないといった最悪のケースを迎えてしまいます。
そのような残念な結果を迎えないためにも、人事のどの部分をお願いしたいのかという内容についてはある程度明確にしておく必要があるのです。
人事代行を利用する際に気をつけるべき点
人事代行を利用する際に気をつけたい点がいくつか挙げられます。
そもそも人事代行業者がどこまでの業務を請け負ってくれるのかということを知っておかなければ的確に依頼することもできません。
日本ではまだまだ周知されていないサービスであるだけにコスト面やサービスなどの情報収取を行っておく必要があります。
また複数の人事代行業者を比較検討しておく必要もあります。
ではこういった点からどのような点に気を付けておけばよいのでしょうか。
ここでいくつかご紹介しておきます。
どこまでを依頼するべきなのか
例えば人事の採用で人事代行業者を利用する場合、その戦略自体を丸投げしてしまうのか、戦略の立案は自社で行い、その内容に沿った人材を採用するための面接を依頼するのか、そういった点で活用方法が大きく異なります。
実際に依頼できる範囲はどこまでなのかを把握しておく
例えば新卒採用を行う場合、その業務は細かく分類することができます。
例えばどのような人材を募集したいのかを明確にし、案件を立案する。
採用に係るまでの期間を博し具体的に計画を練る、採用応募の受付をする人、合否連絡を行う人、面接を行う人、全体の進捗管理を行う人など、「採用」という一つの業務をとってもその業務は細かく分類することができ、依頼できる内容も変わってくるのです。
応募受付や合否連絡などは、すでに自社の社員が面接の合否を行っており、その後の後処理を依頼しているというかたちになります。
また進捗管理はその全体的な流れを客観的に把握するものなので、アウトソーシングの方が向いているということができます。
内定者に内定書類を送付したりする業務も、単純作業ということができるのでアウトソーシングに向いています。
二次面接の日程調整などもアウトソーシングに依頼することが可能です。
このように、単純作業など誰にでもできそうな仕事をピックアップしておくことでより効率よく人事代行をアウトソーシングすることができます。
その企業が今どのような状況にあり、何を依頼したいかでその業務の範囲が変わってくるのはいうまでもありません。
しかし自社に合うようにオーダーメイド感覚で依頼できるのも人事代行業者を活用する意味があるということもできます。
おすすめの人事代行業者
人事代行業者と一言で言っても、興味があっても抵抗があって今まで一歩も踏み出せなかったという人が多いのが現状です。そこで今回は評判もよく、はじめての人でも使ってみたくなる価格設定とサービスを提供している人事代行の業者を1つ挙げてみます。
全く業界のことは知らないという人にとっては、まずはここを参考に検討してみることで、多くの疑問や悩みを解消できます。
HELP YOU
人事代行の業者検討でまず一番に参考にして欲しいのがHELP YOUという会社です。
「採用・人事」のサービスにおいては、細かく内容が設定されています。
主にいままで提供しているサービスの内容には、「セミナーや研修会場手配」「ドリンクたケータリング、備品手配」「求人原稿の修正や更新」「応募者へのメール対応」「面談日調整」「セミナー資料作成」「研修資料作成」「業務マニュアル作成」などワードやエクセルを駆使するような資料作成のほかにも、セミナーで実際にモニターへ映し出す際のパワーポイントの作成なども一手にお任せすることができます。
また、煩わしい備品の手配やケータリング、何十通や何百通も返信を出さなくてはいけない応募者へのメール対応なども、自社で行う必要はなく任せてしまえるのが便利なところです。
応募者へのメールの返信は、忙しくなればなるほど宛名を誤って返信してしまったりとミスも発生しやすい点があります。そういった細心の注意が必要となるところを外部に委託することで、本来自分たちしかできない業務に集中することができます。
椅子を未然に防ぎ発生したミスに対して時間を割かなければいけなくなるといったこともありません。
HELP YOUのメンバーは、採用の段階で1%という狭き門をくぐった選りすぐりのメンバーです。
一人では対応できないことも、チーム一丸となって対応してもらえるため、一度引き受けた仕事を「やっぱりできません」「納期に間に合いません」といったビジネスでは決定的な損失を受ける要因となることも、発生することはありません。
厳選されたメンバーで実務をこなす能力がどこよりも高いのが特徴的です。自社でこれだけのメンバーをそろえようとするとなかなか費用も掛かりますが、代行業者を活用することで自社でも簡単に質の高い仕事を手に入れることができます。
また、前職は日本の中でも有数の超一流会社だったという人も非常に多く、一流のノウハウを体験することができますから業者へ委託することも会社にとっては大きなメリットを生むといえます。業者へ業務委託をすることで、1つの仕事の初めから完結まで「社員の退職」という事で悩む必要がありません。
「この人しかわからない」という事態が発生し、仕事がうまく進まなくなるという心配がないのです。
そもそも一人しかわからない仕事の進め方がいいのかどうかという点に賛否が分かれるところではありますが、現代の人手不足の折には発生しやすい問題です。
そういった将来起こるであろう悩みについても未然に防いでおくことができます。
まとめ
人事代行を業者依頼するという習慣は、今の日本にはまだ斬新で定着していないサービスかもしれません。
しかし、「そろそろ利用してみたい」と思っている企業の関係者は非常に多いと言われています。
人手不足、事業展開の拡大など、その理由は様々で必ずしも検討している人たちや利用者の方が同じ理由だとは限りません。
しかしその多様なきっかけに問題なく対応できるのが人事代行の業者であることは言うまでもありません。
それは質の高いサービスを提供する業者であればあるほどその傾向が強いと言えます。
もし少しでも人事代行業者の利用を検討したのであれば、思い切って一度活用してみる勇気を持ってみることが重要です。