資料作成代行を使うメリット、デメリット!業者の選び方って?

      2019/02/08

仕事をする上で必ず通るのがパワーポイントなどを用いた「資料作成」です。
わかりやすい・かっこいい資料を作成したいと誰しもが思われていると思います。

 

本記事では仕事の中で意外と時間がかかる「資料作成」を代行する「資料作成代行」について、
メリットやデメリット、気を付けるべきポイントをご紹介していきます。

昨今、様々なサービスが溢れる中でお客様にいかにわかりやすく差別化のポイントを伝えるかが重要になっており、

 

さらには資料の内容を充実させることによって営業マンや販売員の負荷を下げるといった動きが出てきています。
またそれだけでなく、「ホワイトペーパー」や「eBook」などの資料ダウンロードがマーケティング手法として確立されてきました。

質の高い資料を、負荷を抑えて作成していくために「資料作成代行」を活用する企業が増えてきています。

 

資料作成代行を利用するメリット

 

これまで社内で行ってきた資料作成を外注するほどのメリットはどんなものがあるのでしょうか。

資料作成代行を利用するメリットは4つあると考えられます。

 

メリットその1 リソースの節約

 

本記事をご覧の皆さんは資料作成にどれだけの時間を費やしているか計測されたことはありますでしょうか。

 

筆者は、営業経験がありますが、ある製品の紹介資料を作成するのに2日かけたことがあります。

しかし、2日かけたといっても、パワーポイントなどの資料作成ツールにずっと向き合っていたわけではなく、多くの場合、資料に盛り込む画像素材を探したり、図やグラフの位置を調整したりと、「資料作成」に時間を費やしていたかと言われると疑問が残ります。

資料の趣旨や構成だけでいえば1時間程度で終わったものを、資料という「形にする」作業を行うために多くの時間を割いていました。

 

もし資料作成代行に資料作成を依頼したとすれば、資料の趣旨・構成を考える時間に加え、それを伝える時間を確保すれば、あとは待っているだけで資料が完成することになり、大いに時間を節約でき、顧客のことを調べることなど本来やるべきことに時間を割くことができます。

 

メリットその2 品質の担保

 

メリットその1で、製品の紹介資料に2日かけたという例を紹介しましたが、完成はしましたがそのデザイン性やわかりやすさには疑問が残りました。

 

より見やすいデザインやよりわかりやすい表現などがあるのではないかという気持ちはずっと残ったままではあるものの、提案のためにはまず資料が必要ということで制作を打ち切ったという面もありました。

これが資料作成代行に資料作成を依頼したとしれば、たくさんの資料を作成してきた専門家が、見やすいデザイン、配色、構成などをサポートしてくれるわけであり、素晴らしい資料になることが期待できます。

「資料作成」を専門とする部署や人は多くの企業にはいないわけであり、品質の高い資料を作成したい場合は資料作成代行に依頼するということも1つの手段であるのは間違いありません。

 

メリットその3 プロならではの技術

 

閲覧用の資料だけでなく、大人数の前でのプレゼンテーション資料を作成した経験がある方はどれほどいらっしゃいますでしょうか。

プレゼンテーションで話す内容に合わせた、画像やテキストを動かすアニメーション効果や、各種素材を埋め込むようなことは、なかなか一般的な業務に取り組まれている方には馴染みのない作業です。

これが資料作成代行に資料作成を依頼したとすれば、一世一代の大勝負のようなプレゼンテーションにおいても、聴衆を魅了するような資料を作成してくれると考えられます。

 

メリットその4 素材が豊富

 

メリットその1でも触れましたが、資料作成の際に困るのが素材です。

 

何かの特徴を表す「アイコン」だったり、情景が浮かぶような画像などこれらの素材を画像販売サイトから購入してくるだけでも一苦労です。

わざわざ購入したのにやっぱり意向に沿わなくて違う素材を購入したりと無駄なコストがかかってしまう場合があります。

そういったお悩みも業者に任せることで豊富に揃えている素材のストックから最適なものを選び出してくれるというメリットがあります。

 

資料作成代行を利用するデメリット

 

一方、もちろん作業を外部に出すことはメリットばかりではありません。

資料作成代行を利用する場合のデメリットは4つあると考えています。

 

デメリットその1 コミュニケーションの不安

 

資料作成者がもし社内にいれば、意図と違った場合にすぐ訂正が可能ですが、資料作成者が外部となった場合、スムーズにコミュニケーションが取れるかどうかには不安が残ります。

コミュニケーションがうまくとれない代行業者であった場合、完成物が提出されたと思ったら一から手直しの指示をしなければならなかったり、そもそも趣旨を理解してもらえなくて的外れな資料が提出される場合も考えられます。

「すぐにレスポンスします!」といった業者の言葉を鵜呑みにせずに、どんなコミュニケーションのポリシーがあるのかをよく確認する必要があります。

 

デメリットその2 料金プランの不安

 

これはどんな外注にも言えますが、外注する以上は何をどれだけやってくれるかが不明瞭であるという不安があります。

もし事前に料金プランへの理解が不明瞭なまま進んでしまった場合、修正に追加料金が発生してしまったり、完成物を複数のデータ形式で納品する場合は別料金といった寝耳に水な事態が発生する可能性も考えられます。

一見するとシンプルな料金プランが多い資料作成代行ですが業者が提示するプランをしっかりと確認する必要があります。

 

デメリットその3 品質の不安

 

これもどんな外注にも言えることですが、「資料作成代行」には特に「資格」は必要ありません。

そのため、資料作成代行業者を名乗れば、その仕事をしていることになります。

そのため、一口に資料作成代行業者といっても、その提供レベルがピンキリになってしまうことは容易に想定できます。
どんな実績を持っているのかをしっかりと確認する必要があります。

 

デメリットその4 承認作業が必要

 

同じく、こちらもどんな外注にも言えることですが、費用が発生することですので、依頼者側は提出された完成物を「承認」する必要があります。

 

外注せずに作業していればいくらでも作り直しができるのでこういった作業は不要ですが、どんな完成物であればお金を支払うことを承認してもらえるのか事前に社内で確認をとっておく必要があります。

一番のおすすめは資料の作成のやり取りに決裁者の方も加えておくとスムーズに回避できます。

 

資料作成代行を利用する際に気をつけるべき点

 

一口に資料作成代行業者といっても個人事業主から法人まで多数の業者が存在します。

「きっと大丈夫だろう」という安易に考えず、業者と打ち合わせする中で選別必要があります。
前述のメリット・デメリットも踏まえて、資料作成代行を利用する際に気を付けるべき点を4つご紹介します。

 

気を付けるべき点その1 コミュニケーションがとれるか

 

ここでいう「コミュニケーション」の要素は複数あります。

まずは連絡・相談をしたいタイミングでちゃんとやり取りができるか、という点です。

例えば、資料作成代行を依頼している中で、何らかの追加事項があったり、質問があった場合に当然連絡しますが、そのレスポンスが遅いと不安になりますよね。

 

このあたりに配慮した業者ですと複数のコミュニケーションツールを用意していてユーザーに合わせたコミュニケーションをとってくれる業者が望ましいです。

また事前に「1営業日以内に連絡を返します」といった約束を提示してくれる業者が望ましいでしょう。

次の「コミュニケーション」の要素として考えられるのが、こちらの意図をしっかり理解してくれるかどうかです。

 

例えば、何らかの営業資料の資料作成代行を依頼したい場合に、資料作成代行の業者にそういった資料作成の経験やノウハウがなかれば、そもそも「営業資料とはね」といった説明から必要になるかもしれません。

 

あるいは、デザイナー集団だったとしたら、素晴らしいデザインの資料は出来上がってくるが資料を使って「説明する相手」を想像した資料にはならない可能性もあります。

このあたりは資料作成代行を発注する前の問い合わせの段階で気を付けておくべき点です。

 

気を付けるべき点その2 料金と提供される価値は適正か

 

料金は当然ながら全ての方が気にされるポイントだとは思いますが、資料作成代行の業者から提供される価値は料金に見合った適正なのものなのかはよく確認する必要があります。

すべての素材・構成・資料を依頼者側が用意して、デザインなどを一部修正するケースもあれば、「お任せ」状態で依頼する場合もあるかと思います。

資料作成代行だとよくある料金形態が、

「(名目は様々ですが)初期コンサルティング料金」+「ページ数×1ページ単価数千円」

といった形態です。

依頼したい内容と業者が提示する料金プランが適切なバランスがとれているのかをよく確認しておく必要があります。

 

気を付けるべき点その3 オプションはあるか

 

料金プランに関連することですが、一口に資料作成といっても資料を作成して終わりではなく、その後活用していくことで価値が生まれてきます。

 

スムーズに活用できるように業者によっては、資料を動画仕立てにしたデータを作成してくれたり、配布印刷物用に仕上げてくれたものを印刷して納品してくれたりといったオプションが付随しています。

さらにiPadでのプレゼンテーションに最適化した資料にして納品してくれたりと資料をどう活用していく予定かも事前に相談すべき点として気を付けておくことをおすすめ致します。

 

気を付けるべき点その4 制作事例・実績はあるか

 

これは品質のチェックにつながることではありますが、「制作事例・実績」についてはよく確認しておく必要があります。

もちろん資料作成代行の性質上、なかなか制作事例として掲示する許可をもらえることは少ないですが、少なくとも実績を提示することは可能です。

例えば、「営業資料はxx社xx件の実績」とか「広報・IR資料はxx社xx件の実績」がある、といった具合です。

それぞれの資料には押さえておきたい勘所のようなものがあり、仮に実績に乏しい業者に依頼した場合に、意向に沿わないものが提出される可能性があり、結果として依頼しないほうがよかったなどといったケースに至ってしまうことも想定されます。

 

それぞれの資料の種類に応じたノウハウや経験を持っているか否かは確認しておきたい点だと言えます。

 

おすすめの資料作成代行

おすすめの資料作成代行サービスとして下記に複数ご紹介いたします。

どの会社も「質の高い資料」を作成してくれることを謳っており、一見すると差がわかりにくいかもしれませんが、よく見ていくとその会社独自の特徴が見えてきます。

HELP YOU

株式会社ニットが運営する「HELP YOU

同社は企業・個人からBPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)を請け負うことをメインの業務とする会社です。

オンライン上でユーザーのニーズに合わせた優秀なアシスタントチームを組成し、ユーザーと密にコミュニケーションをとりながら業務を進めていきます。

 

各種コミュニケーションツールを活用して進捗報告などをしてくれており、ユーザーの要望・質問にタイムリーに答えてくれます。

資料作成代行の開始前に、Web面談・キックオフもしっかりとしてくれることから、期待通りの資料作成を進めてくれると考えられます。

 

HELP YOUで働いているアシスタントは採用率1%とかなり厳選されていますし、継続率も97%とかなり高い満足度をほこっています。

 

ここまで厳選採用している視力作成の外注先はまずないですし、継続率もこれだけ高いところは滅多にないので、かなりおすすめできる視力作成代行といえます。

 

HELP YOUはこちらから

 

PP-Labo

株式会社印刷アドが運営する「PP-Labo」。

1970年に会社を設立した印刷物制作を主業としてきた会社です。

資料をはじめて様々な用途の印刷物などで培ってきた「伝わる資料」を作成することを特徴としています。

また、電話・対面などで相談も可としており、スピード感をもった対応を心掛けているようです。

 

PP-Laboはこちらから

paperdock

シンクプラス株式会社が運営する「paperdock」。

同社は北海道を拠点とし、ビジネス全般のコンサルティングを業務としている会社です。
幅広いバックボーンを兼ね備えており、幅広い種類の資料の作成や、原案・素材などがなくても資料作成代行が可能などの特徴があります。

 

paperdockはこちらから

ドキュメントプラス

 

ドキュメントプラスが運営するその名前の通りの「ドキュメントプラス」。

こちらは個人から上場企業まで幅広い取引実績を持ちながら、リーズナブルな料金プランが特徴となっています。また代表者が取材を受けたりと注目の会社であるようです。

 

ドキュメントプラスはこちらから

 

パワーポイントデザインサービス

 

ハイボリュームが運営する「パワーポイントデザインサービス」。

同社は様々な業種の大手企業の実績が豊富にあり、年間でも100社以上の代行実績があるといった特徴があります。また、デザインよりも内容が伝わることを重視して資料作成代行に取り組んでいる様です。

 

パワーポイントデザインサービスはこちらから

 

URAKATA

 

株式会社フィルニーズが運営する「URAKATA」。

同社は沖縄に拠点を置き、官公庁や教育機関などとの取引実績があります。

珍しいのがスライド1枚から対応しており、ちょっとした資料の差し替えなどにも対応するなどフレキシブルな動きができることが特徴です。

依頼のしやすさが魅力の1つとも言えます。

 

URAKATAはこちらから

 

パワポエージェント

conceptmart合同会社が運営する「パワポエージェント」。

同社は「伝え方」を提供することを事業のメインに置いており、「伝わる資料」を作成することを掲げています。

サイトにはデザイン事例や特徴的なBefore・Afterが掲載されており、依頼の際の参考になるものが事前に確認できます。

 

また定額料金制を謳っており複雑な見積もり作業などが不要なことも特徴です。

 

パワポエージェントはこちらから

 

パワーポイント・スライド・プレゼン制作サービス

 

ミテモ株式会社が運営する「パワーポイント・スライド・プレゼン制作サービス」。

同社は人材教育などを主業とした会社であり、その知見を活かした社内教材資料やマニュアル作成などに特徴を持ちます。

大人数にいかにわかりやすく伝えるか、ギャップなく伝わるかなどに力を発揮してくれそうです。

 

パワーポイント・スライド・プレゼン制作サービスはこちらから

 

オリファイ

株式会社オリファイが運営するパワーポイントのプレゼン資料作成代行。

同社の特徴は、マイクロソフトMVP受賞者である「プレゼンマスター」が、幅広い経験を活かして資料を作成してくれるというものです。

取引企業の実績数も1,000を超えており、プロにお任せできるという安心感を感じられそうです。

 

オリファイはこちらから

 

まとめ

 

いかがでしょうか。

 

資料作成代行というと依頼すればイメージしていたものが自動的に出来上がってくる、というお考えをされていた方もいらっしゃるかと思います。

しかし、より質の高い期待していたものを短納期で獲得して頂くためには、資料作成代行業者が熟練しており、かつ、コミュニケーションが取れて貴方のことを理解してくれる業者である必要があります。

依頼の際には、料金も重要ですが、比較の際に「話ができる」業者かどうか、「実績がある」業者かどうかをよく確認されることをおすすめいたします。

「資料作成」という重労働から解放されて、より本業に集中される企業様が増えることにつながれば幸いです。

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