バックオフィス系の仕事を代行してくれるオンラインアシスタント。
非常に費用対効果が高くおすすめしている人が多いサービスですが、まだ概念自体が新しいので、以下のような不安をお持ちになる人も少なくなくありません。
「初めて聞く名前ばかりでどこに頼んでいいかわからない」
「オンラインアシスタントって本当に働いてくれるの？」
「頼むが面倒・・」
オンラインアシスタントはかなり新しいサービスなので、こう感じるのは無理はありません。
オンラインアシスタント1年以上の継続率が90%越えのサービスがあるなど、導入した企業の満足度が高いサービスです。
この記事では、オンラインアシスタントを使いこなせるようにオンラインアシスタントに任せられる仕事から、導入事例、デメリット、費用相場、おすすめのオンラインアシスタントまでご紹介します。
オンラインアシスタントとは
オンラインアシスタントとは、インターネットを通じて業務をサポートするサービスです。
主に在宅でアシスタント業務を行うことが特徴で、依頼できる業務は経理・総務・人事など多岐に渡ります。
いわゆる、バックオフィス系の業務がメインでオンラインアシスタントに仕事を任せることで、社長や社員が重要な業務に集中することができます。
また、オンラインアシスタントサービスによってはwebサイトの運用やSNSの運用などマーケティング業務を代行してくれるところもあります。
オンラインアシスタントサービスの仕組み
まず、オンラインアシスタントで業務を依頼する場合の流れや、オンラインアシスタントに依頼できる業務内容をわかりやすく解説します。
また、業務を依頼する以上どんなアシスタントが在籍していてどんなスキルを持っているかは気になるところでしょう。
アシスタントの専門性についても紹介するので、参考にしてみてください。
メイン担当者のいるチーム制
オンラインアシスタントのサービスを提供している会社は、クライアント企業の依頼に対してチーム制で対応することがほとんどです。
チーム制であれば、もし誰か一人が退職したとしても、業務サポートがストップする心配はありません。
クライアント企業はこれまでと同じ品質の業務サポートを受け続けることができます。
一言に事務や経理といっても幅広く、ベテランの方でも苦手分野はけっこうあったりします。
オンラインアシスタントでは、ディレクターが業務によって得意なアシスタントを配属するチーム制を敷いています。
チーム制を敷くことで、アシスタントが得意な業務に集中できるため、質の高いアシスタント業務を行うことができます。
在宅、海外在住の優秀なアシスタント
オンラインアシスタントを活用しようと考えるなら、サポート業務の品質にも大きく関わるアシスタントの能力や経歴は気になるところです。
在宅で自由な働き方ができるオンラインアシスタントは現在人気職種で、高い倍率を勝ち抜かなければ採用されません。
オンラインアシスタント会社の中には、外資コンサルのマネージャー経験者や誰もが知る有名企業の営業アシスタント経験者など、優秀な人材がたくさん在籍している会社もあります。
また、公認会計士の資格保持者やTOEIC900点など高い専門スキルを有しているアシスタントもいます。
これだけ優秀な方々がオンラインアシスタントにいるのは、出産や引越しなどで働くことができなかった主婦層が多数いるところあります。
たとえば、オンラインアシスタント大手のI-STAFFでは、厳選採用していてその採用率は1%です。
スキルはもちろん、人柄や責任感も見極めて採用しているため、ミスマッチが起きる心配がありません。
採用率1％の門をかいくぐったアシスタントなら、安心して業務を任せることができるでしょう。
オンラインアシスタントサービスの業務・仕事内容
オンラインアシスタントはバックオフィス系の業務を中心に以下のアシスタント業務を行っています。
・事務
・経理
・秘書、総務
・資料制作、web運用、デザインなど
それでは個別に見ていきましょう。
※オンラインアシスタントの中には上記業務をできない業者もあるので、ホームページや商談時にどこまで仕事がお願いできるか確認するようにしましょう。
事務
オンラインアシスタントのメイン業務が事務です。
書類の整理や作成など様々なサポートをしてくれます。
事務の正社員や派遣を雇うとなるとまあまあ額になりますし、仕事の量が必要になりますが、オンラインアシスタンであれば、必要なとき必要なだけ依頼できるので、使い勝手がよかったりします。
経理
ある程度の専門知識や勉強が必要になる経理。
お金にまつわることを任せることになるので、指導も大変ですし、信頼関係も必要になってきます。
オンラインアシスタントでは税理士事務所で働いていた人や経理業務を企業で行っている人など豊富にいるので、安心して経理業務を任せることができます。
秘書・総務
オンラインアシスタントはオンライン秘書とも呼べれるくらいなので、秘書業務や総務業務も任せることができます。
スケジュール調整やリサーチや翻訳業務など秘書や総務が普段やるような仕事をオンラインアシスタントが引き受けてくれます。
資料制作、web運用、デザインなど
最後に紹介するのが資料制作やweb運用、デザインなどです。
一気にまとめてしまいました。
オンラインアシスタント業者の多くは数百人、数千人単位のアシスタント陣をか開けているので、パワーポイントの資料作成やSNSの運用、webデザインなど得意な人がいるので、そのアシスタントに任せることで幅広い仕事を任せることができます。
正社員や派遣、もしくは外注の場合であっても任せられる範囲は限られます。
オンラインアシスタントはその分野に強い人を配属すれば仕事することができるので、幅広い仕事をお願いできます。
オンラインアシスタントサービスの料金相場・比較
オンラインアシスタントに仕事を依頼する仕組みが理解できたところで、気になるのは料金相場でしょう。
多くのオンラインアシスタント会社の料金は、一カ月の稼働時間に応じて設定されています。
目安として、一カ月30時間の業務で7万円から9万円が相場です。
一カ月20時間・40時間など稼働時間に応じてプランが用意されているオンラインアシスタント会社もあります。
また、決まった時間を超過した場合は超過料金がかかりますが、追加で依頼することもできます。
一カ月・二カ月の短期利用ができるなど、臨機応変に業務を依頼できるのがオンラインアシスタントの魅力でしょう。
時給に換算すると2300円から4000円となるため、場合によっては高く感じるかもしれません。
と言われても、どのオンラインアシスタントに頼めばいいかわからないですよね。
なので、わかりあすくするために以下のような比較表を作りました。
最も安いのがフジ子さんで、時給換算で料金が2,300円。
これですら業界でトップクラスの安さを誇っているのですが、月160時間の仕事を頼むと時給換算で1,590円まで安くなります。
HELP YOUは継続率が高くて質の高さ、料金はまあまあです。
CASTER BIZやI-STAFFは料金は高いですが、質の高さを売りにしています。
料金の安さを求めてるのであればフジ子さん、質の高さを求めるのであれば、CASTER BIZにお願いするといいでしょう。
料金比較表で紹介したオンラインアシスタント
オンラインアシスタントサービスのメリット
ここまで、オンラインアシスタントの仕組みや料金相場を解説しました。
続いて、オンラインアシスタントのメリットについて詳しくご紹介します。
オンラインアシスタントを賢く活用するヒントが詰まっているので、ぜひ参考にしてください。
コストパフォーマンスが高い
オンラインアシスタントを活用するメリットは、人を採用することに比べて圧倒的にコストパフォーマンスが高いことです。
人を採用するとなると、広告費・面接の人件費・採用の事務手続き・社会保険手続きなど、人件費以外にもさまざまなコストが発生します。
また、どんなにいい人材と思っても職場とのミスマッチは起こるものです。
人を雇う場合、せっかく雇った人が職場になじめず退職してしまったり、体調不良で休職してしまったりといったリスクも考慮しなければなりません。
その点、オンラインアシスタントなら退職や休職の不安もなく、常に高い品質の業務提供を受けられます。
会社の商品やサービスにもよりますが、繁忙期がある企業も多いでしょう。
業務量にムラがあると、人を雇っても繁忙期以外は手が空いてしまい、事件費が無駄になっているケースは多々あります。
オンラインアシスタントを活用すれば、繁忙期のみプランを変更するなど臨機応変に対応することができるでしょう。
オンラインアシスタントは、人を雇うことと比較して導入までが早いのも特徴です。
最短3日でサービスの提供を受けられるオンラインアシスタント会社もあるため、急な納品などいざというときも心強い味方になってくれます。
品質が担保されている
正確な経理、ネイティブが見ても違和感のない翻訳、見やすいプレゼン資料の作成など、高品質な納品が期待できるのもオンラインアシスタントならではの魅力です。
納品イメージをきちんと共有すれば、専門性を持ったアシスタントが対応してくれるため、品質に安心感があります。
人を雇う場合、せっかくいい人材を確保して教育しても、退職リスクがつきまといます。
家族の転勤、親の介護、子どもの病気など、何が起こるかわかりません。企業が個人の能力に頼るには限界があるのです。
退職してしまえば、また一から採用活動を行い、いい人材を探して教育しなければなりません。
オンラインアシスタントで必要なスキルを必要なときに活用することは、インターネットが普及した現代だからこそ実現した、新しい企業のあり方です。
オンラインアシスタントを賢く活用することは、企業のリスクヘッジとしてはもちろん、顧客へのサービスの品質を担保することにもつながるでしょう。
正社員がコア業務に集中できる
正社員が本来やるべきコア業務というのは、限られています。
給与水準の高い正社員がノンコア業務を担うことは、企業にとってコストの増加につながります。
特に正社員が残業をしている場合などは、オンラインアシスタントを活用することで人件費が大幅に削減できることもあります。
正社員がする必要のないノンコア業務をうまく切り分け、オンラインアシスタントを活用しましょう。
そうすることで、正社員は本来するべきコア業務に集中して取り組むことができます。
正社員が忙殺されていては、現場からアイディアは出てきません。
コア業務に集中することで、商品開発や営業戦略などさまざまな方面において、正社員から活発な意見が出始めたケースもあります。
オンラインアシスタントサービスのデメリット
ここまで、オンラインアシスタントのメリットについて詳しく解説しました。
上手く活用すれば生産性向上や顧客サービスの品質向上にもつながるオンラインアシスタントですが、デメリットもあります。
真剣にオンラインアシスタントの導入を検討しているなら、デメリットもしっかりおさえておきましょう。
通信機器やITツールの導入が必要
オンラインアシスタントは基本的に在宅で、指示はインターネットを通じて行うことになります。
そのため、オンラインアシスタントを活用する大前提として、パソコンやインターネットなど通信環境を整える必要があります。
業種や職場環境によっては、投資が必要になる場合もあるでしょう。
そんなときは、導入後の効果を予測し、投資額を回収できるかどうか慎重に検討する必要があります。
また、オンラインアシスタントには電話ではなくビジネスチャットで指示をすることが一般的です。
SlackやChatworkなどのビジネスチャットを導入する必要があります。
基本的に無料で使えるツールですが、新しい機器を使いこなす柔軟性が社員に求められます。
オンラインアシスタントの導入に社員が消極的であれば、かえって現場が混乱してしまう危険性があることを理解しておきましょう。
社員に指示能力が求められる
オンラインアシスタントを活用する場合、指示内容を明確にして依頼する必要があります。
毎日顔を合わせるアシスタントであれば、「あれお願い」で通じることもあるでしょう。
しかし、ビジネスチャットでやり取りするうえで不明瞭な指示は通用しません。
ただし、逆に考えるとオンラインアシスタントを活用することで社員のコミュニケーション能力が向上することが期待できるでしょう。
本来は相手のくみとる力に頼らず、客観的で適切な指示をする必要があります。
社員のコミュニケーション能力が向上すれば、顧客サービスの品質も向上するかもしれません。
今後は働き方が多様化し、職場以外の場所で働くリモートワークがますます増加すると予想されます。
労働人口が不足する日本では、リモートワークを積極的に取り入れなければ、企業が存続することは難しくなるでしょう。
来るべき時代に備えて、コミュニケーション能力を訓練しておくといいかもしれません。
導入後スムーズに運用できるまでに時間がかかる
社員のITスキルや指示能力とも関係しますが、オンラインアシスタントを初めて導入する場合、スムーズな運用まで時間がかかることがあります。
依頼する内容や導入時期を誤ると、業務に支障が出てしまいかねません。
慣れるまでは質やスピードに影響が出てしまう可能性を考慮し、繁忙期を避けてオンラインアシスタントを導入することが大切です。
また、社員の年齢層やITスキルによっては、段階を踏んで導入する、無料トライアルを活用するなど、慎重な導入が必要でしょう。
オンラインアシスタントサービスを使うべき企業
ここまで、オンラインアシスタントのデメリットとそれに対する対応策をご紹介しました。
続いて、オンラインアシスタントを活用することで成果が上がりやすい企業をご紹介します。
コア業務とノンコア業務がはっきりしている
企業の核となる企画や商品開発、顧客と直接対応する営業などは、オンラインアシスタントが担うことはできません。
オンラインアシスタントを活用すべきは、あくまでバックオフィス業務です。
そのため、正社員が担うべきコア業務とノンコア業務が明確に分かれる企業こそ、オンラインアシスタントの活用に向いているといえるでしょう。
しかし、コア業務とノンコア業務があるものの、現場で上手に業務の切り分けができていないことは多々あります。
そんなときは、面談を通じて業務の切り分けからアドバイスしてくれるオンラインアシスタント会社を活用することをおすすめします。
現場の業務分析を行い、コア業務とノンコア業務を切り分けてから依頼しようとすると、いつまでも依頼できません。
オンラインアシスタントの導入をきっかけとして業務改善を進めていくのも一つの立派な選択肢です。
業務量にムラがある
季節に応じて繁忙期が存在する企業や、顧客の依頼によって業務量が大きく変わる企業もオンラインアシスタントの活用に向いています。
人を採用すれば、派遣社員やパートといった形態をとっていても、業務量に応じて働く時間や給与を調整することはできません。
業務が少なければ人件費が余計にかかり、業務が多ければ社員の疲弊を招きます。
雇用契約には労働基準法など法規的な縛りも多く、なかなか融通を利かせることができないのが現状です。
その点、オンラインアシスタントは雇用関係ではなくサービスです。
一カ月前・二カ月前などあらかじめ決められた期限を守れば、業務量に応じてプラン変更することは全く問題ありません。
繁忙期のみ短期利用することも可能です。
臨機応変に対応することができ、現場が疲弊するのも防ぐことができるでしょう。
正社員に成長意欲がある
オンラインアシスタントを活用して正社員がコア業務に集中できたとしても、正社員に成長意欲がなければ、企業の成長はありません。
空き時間ができた分生産性が低下してしまうようでは、本末転倒です。
逆にいえば、モチベーションが高く成長意欲の旺盛な正社員が多い企業こそ、オンラインアシスタントの活用に適しているといえます。
意欲的な正社員が多ければ、空いた時間を積極的に情報収集や営業活動にあてるため、魅力的な商品やサービスが生まれたり、販路が一気に拡大したりすることがあります。
社員を信じていればこそ、コア業務に集中できる環境を整えることは、経営者の務めといえるでしょう。
オンラインアシスタントを使わない方がいい企業
ここまで、オンラインアシスタントの活用に向いている企業をご紹介しました。
続いて、オンラインアシスタントの活用を踏みとどまった方がいい企業をご紹介します。
まず、社員のITスキルが一定レベルに達していないなら、顔を合わせる対面コミュニケーションの方がスムーズな場合があります。
パソコンに不慣れな社員や新しい仕組みに抵抗感を示す社員が多い場合は、オンラインアシスタントの導入には慎重にならざるを得ないでしょう。
変化を嫌う風土の職場にオンラインアシスタントを導入するのは時期尚早です。
まずはIT機器の導入や意識改革を行い、段階を踏んだうえで導入を検討した方がいいかもしれません。
失敗しないオンラインアシスタントの選び方
次にオンラインアシスタントの選び方についてです。
一言にオンラインアシスタントと言っても、質、量、幅などかなりマチマチです。
自社のニーズにあったオンラインアシスタントを選ばないと、
「オンラインアシスタントにお願いするべきではなかった・・」
ってなってします。
そうならないために、失敗しないためのオンラインアシスタントの選び方を3つピックアップしました。
トライアルプランの有無で選ぶ
オンラインアシスタントにはトライアルプランと言った初月が無料なところもあります。
そのトライアルプランの有無で選ぶのもおすすめの選び方で、初めてオンラインアシスタントを利用する場合にはサービスの質を見極める事ができます。
「このオンラインアシスタントにしてみよう」と思って申し込んでみていざ仕事を依頼しても思っていたよりも対応が遅かったり意思の疎通が手間取ってしまったりと、実際利用してみなければ分からない物です。
そのため、トライアルプランなどがあるオンラインアシスタントは、初めてサービスを利用する人には便利なプランになっています。
サービスの得意分野で選ぶ
オンラインアシスタントはサービスごとに得意分野があり、自分が主に依頼したい仕事内容に強いアシスタントサービスを選ぶ事も大切です。
例えば秘書業務が得意なところもあれば、電話対応がメインのオンラインアシスタントなどがあります。
また、Web運用などに得意なサービス、オフライン対応のサービスなどがあり自分の業務に合わせたオンラインアシスタントを選ぶ事でより円滑に仕事の依頼をする事ができます。
料金・プランで選ぶ
料金やプランで選ぶのは基本的な事ですがまずはその辺りが良い目安になり、どのぐらいのコストを掛けるのかなどを決めておけば、実際に人を雇うコストや人件費と比較する事できます。
オンラインアシスタントの相場は大体ですが1ヶ月60,000円～100,000円ほどの料金のところが多く、そのプランもサービス提供の内容や期間などによって様々あります。
また土日対応できるプランがある所もあり、繁忙期に土日にも仕事の依頼をしたい場合にはそれらのプランがある所を選ぶ方が良いでしょう。
料金やプランで選ぶのであれば、安いオンラインアシスタントはフジ子さんがおすすめです。
フジ子さん！今話題のオンラインアシスタント。評判はどうなの？料金は？
評判のいいおすすめのオンラインアシスタントサービス
ここまで、オンラインアシスタントの導入に向いている企業・向いていない企業をご紹介しました。
続いて、おすすめのオンラインアシスタントを2つご紹介します。
自社にオンラインアシスタントを導入するイメージが湧いている方はぜひ参考にしてください。
フジ子さん
1カ月稼働時間20時間、月額4.7万円の格安プランがあるのが魅力です。
リーズナブルな価格設定が特徴で、1カ月当たりの稼働時間が多くなるほど、時給換算したときの料金は安くなります。
価格重視でオンラインアシスタントを導入したい企業、大量の業務を依頼したい企業におすすめのオンラインアシスタントです。
フジ子さんの継続率は90％で、ほとんどの企業が依頼を継続しているといえるでしょう。
スポット利用も可能で、前月15日までに伝えれば翌月の依頼時間を見直せるなど、柔軟な依頼が可能です。
期間は1カ月の自動更新で、1カ月の稼働時間は20時間・30時間・50時間から選ぶことができます。
また、1カ月80時間・160時間のプランだと、時給換算が1390円から2000円程度まで抑えられるのは大きな魅力でしょう。
その他に、2時間の無料トライアルがあるため、オンラインアシスタントのイメージがわかない方は利用してみると安心でしょう。
依頼できる業務は、経理・秘書・人事・webメディア運用など幅広く取り揃えられています。
HELP YOU
大手企業で勤務経験のある優秀なアシスタントが多数在籍しており、高品質なサポートが特徴のオンラインアシスタントです。
HELP YOUの採用倍率は100倍とオンラインアシスタント業界でもかなり厳しく、スキルはもちろんのこと責任感や向上心のあるアシスタントが業務を担っています。
また、HELP YOUは150社への導入実績があり、コア業務とノンコア業務を切り分けるための面談・課題分析・ソリューション提案からサポートしてくれるのが魅力です。
経理・人事・秘書・総務・営業サポート・webメディア運用などの業務に加え、企画やマーケティング、デザインも請け負ってくれるなど、業務の幅が広いのも特徴です。
他のオンラインアシスタントでは実現しないような連携ができるかもしれません。
HELP YOUは97％という高い継続率を誇っています。
高品質な業務で高い満足度を維持しているからこそ、継続発注が多いといえるでしょう。
期間は3カ月・6カ月・12カ月から選択することができます。
緊急の場合は最短3日で導入可能なのもHELP YOUの特徴です。
すぐにでもオンラインアシスタントを導入したい企業は必見です。
CASTER BIZ（キャスタービズ）
最後にご紹介するおすすめのオンラインアシスタントがCASTERBIZです。
CASTER BIZは一番オンラインアシスタントでも一番知名度があり、人気のあります。
CASTER BIZは人気がある一方で、時給換算で4,000円とフジ子さんの倍くらいします。
オンラインアシスタントの成功事例
ここまで、おすすめのオンラインアシスタントをご紹介しました。
最後に、オンラインアシスタントを導入して成功した企業の事例をご紹介します。
今後オンラインアシスタントを導入することを検討している方はぜひ参考にしてみてください。
オンラインアシスタントの活用でコストを3分の1に抑えることを実現
A社はライドシェアと呼ばれる自動車関連サービスを提供する企業です。
A社では、国内の法律や海外の関連サービスの最新情報など、ライドシェアに関する情報収集に時間がかかっていました。
最初はクラウドソーシングを活用しましたが、業務の切り分けや優秀な人材の確保に苦労し、思うような成果は得られなかったといいます。
かといって、パートを雇うとマネジメントの負担が増加してしまいかねません。
そこでA社は、高品質な納品に定評のあるオンラインアシスタントを導入しました。
オンラインアシスタントは、詳細な指示を出さなくとも、ゴールを示せば具体的な方法も含めて提案してくれます。
単に指示をこなすだけでなく、一緒に業務を創り上げてくれる現在のオンラインアシスタントのサービスには、非常に納得感があるといいます。
また、インターンシップ生のマネジメントや経費精算、Facebookの更新など様々な業務を依頼するようにもなりました。
単純作業をオンラインアシスタントに一任したことで、経営者は意思決定など本来の役割に専念することができたといいます。
結果的に、A社はコストを依頼前の3分の1に抑えることを実現しました。
単純作業から専門性が必要な業務まであらゆる業務を依頼
B社は経理業務に関してオンラインアシスタントを活用していました。
しかし、経理業務以外にも外注できる業務を洗い出し、思い切って大量発注した結果、大幅なコスト削減や業務効率化が実現できたといいます。
B社がオンラインアシスタントに依頼している業務は多岐に渡ります。
たとえば、社内で必要な消耗品の購入、出張する社員のホテルや交通手段の手配、採用メールの一斉送信などがあります。
以前は社内のアシスタントに頼んでいたものの、入退社の度に説明し直す必要があったり、人によってミスや漏れがあったりと、業務の不安定さが正社員の集中力を奪っていたといいます。
そんな悩みは、オンラインアシスタントを活用することで一気に解決しました。
また、新規の企画やマーケティングのためのリサーチ、海外用公式ページを作成するための翻訳作業など、専門性の高い業務も必要に応じて依頼しています。
ちょっとした専門性が必要とされるとき、社内外で専門性を持つ人材を探すのは手間がかかります。
1カ月の稼働時間内で臨機応変に調整できるオンラインアシスタントは、B社にとってなくてはならない存在だといいます。
オンラインアシスタントサービスとはのまとめ
オンラインアシスタントの仕組みやメリット・デメリット、料金相場や成功事例をご紹介しました。
これからオンラインアシスタントの導入を検討している方にとって、少しでも参考になれば幸いです。
オンラインアシスタントの活用は、単なる人件費削減にとどまりません。
コア業務とノンコア業務を切り分け、正社員をコア業務に集中させることは、企業の成長を大きく促進することにつながります。
長期的な視点で、オンラインアシスタントの導入を検討することが大切です。
オンラインアシスタントの活用は、今後日本でますます加速していくでしょう。
いずれバックオフィス業務はすべてオンラインアシスタントに一任することが当たり前という時代がくるかもしれません。
時代の波に乗り遅れないよう、経営の舵取りをしたいものです。
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