インターネットを利用したマーケティング手法として多くの企業に取り入れられている「メルマガ」。
目まぐるしくトレンドが替わるウェブマーケティングにおいて、メルマガは定番のマーケティング手法として、古くから利用されています。
ではメルマガ代行業者とは、どこまで業務を管轄してくれるのでしょうか。またメルマガ代行業者のオススメは…？
会社でメルマガ発信をしている場合、様々な理由から代行サービスの利用を検討したことはありますよね。
メルマガ代行会社によってサービスや料金が違うのでしょうか。
この点を中心に、メルマガ代行についてご紹介します。
メルマガ代行を頼むメリット
それでは自分の会社が、メルマガ代行を他社にお願いするメリットは何でしょうか。
そもそも、他社にお願いするべき理由はあるのでしょうか。
複数のお客様にメールやメルマガを送るとした場合、実際どうされているでしょうか。
ターゲットにあわせて丁重に送るのが最も良い方法ですが、それでは文面を考えるだけでも、多くの時間と労力を消費してしまいます。
とはいっても同じ文章で全てのお客様に一括で送信したりした場合、対象にしたお客様の印象に残りにいものになり、反響が悪くなってしまいます。
そんなときに配信代行サービスの導入をご検討すると考えると思いますが、いったいどのような効果があるのでしょうか。
時間短縮と節約になる。
・お客様別にメールを自動作成することが可能なので、時間と労力の節約になる。
・毎回アクセス解析などを行い、データを元に効率的にメールを送信することが可能
・専門業者によるシステム管理により、情報漏洩のリスクを回避できる
・送信は業者の所有する回線から行なわれるので、新しく高速回線に契約しなくてもよい
大きく分けて上記の4つの理由があります。
メルマガを配信するうえで原稿作成は面倒なものです。たいていのメルマガ代行業者はメルマガの原稿作成も行っています。
また別の利用方法としてオススメされているのが、メルマガの返信や対応などを代行してもらう方法です。
インターネットの普及に伴いネットショッピングの利用も一般的になってきているので、メールでのやり取りは企業間だけではなく、消費者とも行うのが当然の時代になりました。
そのため迅速なメールの対応や返信が重要視されてきている傾向があります。
しかし、企業の規模などによっては迅速に対応できない場合もありますね。
そこで全てのメールに対応をお任せし、対応が安定すれば、取引先や消費者からの信頼も高まるため、企業の利益に繋がります。
このようなメリットから、代行業者に依頼する企業も近年増えてきているようです。
印象に残る文面ができる
一つは、各お客様の名前などを組み込んだ、親しみのある文面を作成することができます。
またプロのライターが集客を意識した文章を作成しているため、メルマガの集客率ＵＰが期待できます。
メルマガの内容の変更にも柔軟に対応してくれます。内容はリアルタイムで確認できるので、更新のタイミングも掴みやすいです。
対応データを分析することで、業務の改善にもつながります。長く利用するほど、サービスの質を上げられるのが特徴です。
購読率アップも期待できる
配信する時間を設定することにより、お客様に読んでいただける時間帯に近づけて、配信することが可能です。
代行のメール送信はノウハウに基づく技術があり、お客様の満足度を高めやすくなっています。
24時間対応を可能としている会社も多いので、あらゆるお客様に対応できるのが魅力です。
従業員にメール対応をさせる場合、その人がいれば社内にいればいいのですが、帰宅などして不在になると翌日出社するまでメール対応ができなくなります。
ですがメール代行サービスは365日、24時間対応しているので、深夜に顧客からメールが来たとしてもすぐに対応することができます。
また見込み顧客を確保したい場合や、個人事業を運営する上でも大きな助けとなります。
本来の業務に専念できるようになるため、作業の効率化を実現できるのがメリットです。
商品やサービスだけでなく、技術的な問い合わせにも対応してくれるのが強みになっています。
新規顧客を獲得する機会が生まれ、売上アップにも貢献するため、ビジネスを大きく発展させるかもしれません。
メルマガ代行を頼むデメリット
これほどメリットが多いメルマガ代行ですが、はたしてデメリットはあるのでしょうか。
その点を紹介したいと思います。
マニュアル以外の対応
もちろんメール代行サービスにもデメリットがあります。 それは「マニュアル外の対応が難しい」ということです。
メール代行サービスをいろいろな企業から依頼を受けてサービスをおこなっているため、企業内では効率よく仕事をおこなうためのマニュアルが用意されています。
そのため、自社の業務の中にマニュアルでは対処しきれないものがあれば、そこだけは自社の社員の任せるなどの対応が必要です。
意図しないことが起きる
他にも「予想外の対応をされる」というデメリットもあります。
メールの内容によっては、断らなければいけないことがありますが、メルマガ代行業者からした場合自社のマニュアルに則っておこなうので、曖昧な対応（断り方）をすることがあるでしょう。
自身の意図したこととは違うことすることがあるので、ケースバイケースの対応をするように、内容を前もって伝えておかなければいけません。
クレームについて
基本的なクレーム対応は代行業者がしてくれるでしょう。
しかし処理できないものも中にはあります。
その際の対応は当然ですが自社で処理しなければなりません。
また代行業者によってはその境界線に差があります。
メルマガ代行を選ぶ際に見るべきポイント
メルマガ代行業者を選ぶポイントとして注目するべき、またそのサービス内容や、セキュリティ対応の違いについてご紹介します。
メルマガ代行業者によって内容がそれぞれ違うので、サービスをよく把握したうえで選ぶべきでしょう。
費用・セキュリティーの対応
まず、比較にあたっての大きな要素となるのが導入にかかる費用ですよね。
契約時に支払う「初期費用」と、月一で支払う「月額費用」があり、 初期費用はシステム導入時に掛かる費用です。
また、月額の料金はその月に配信するメールやメルマガの総数と、毎月固定の費用によって決まります。
また大切なお客様の個人情報を代行業者に預けるのには、セキュリティがしっかりしているか分からないと非常に不安なところです。
そんなときに物差しの代わりとなるものが、「Pマーク」や「ISMS」といった、日本で定められている個人情報保護の制度になります。
運用するまでの時間
導入を決めてから実際にサービスが開始されるまでの期間も、重要な比較要素でしょう。
集客の一環として、季節の内容などの書かれたメールやメルマガを送りたいと考えた場合にも、送れる期間には限りがあるわけですから、可能な限りの早い運用が開始できる企業を比較することが必要です。
作業負荷について
メールやメルマガの配信業務の中で、代行業者がどこまで作業を請け負い、自分たちがどこまでやらないといけないかを判断し、比較することが重要です。
自分たちのやるべき作業の量と掛かる費用がつりあっているかを確認することが大切となります。
退会されないような工夫が必要
現在のメルマガ配信は、「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律（特定電子メール法）」に遵守して行わなければいけません。
そこでは、メルマガの配信者は相手の意思を無視して配信する行為は禁止されています。
つまり配信者は、メルマガから退会されないように対策をしなければいけません。
しかし場合によっては、その対策が裏目に出て、逆に退会を促していることもあるようです。
それでは、メルマガの退会をされないためにどうすればいいのでしょうか。
大事なのは、相手のニーズに合わせた情報を提供することです。
逆に言えば、興味のないメルマガが何度も届くことがあれば退会されてしまう可能性が高いです。
基本的に、全ての人間が興味を持つようなメルマガを作るのはほぼ不可能です。そのため、相手のニーズに合わせてピンポイントでメルマガを配信するのが有効になります。
もう一つは、メルマガの配信頻度です。メルマガの受信者が退会を決意するタイミングは、メルマガが届いたり何通も未読のままになっているのを発見した時が多いようです。
つまり、メルマガの配信頻度は高ければ良いというほど、単純なものではないのです。
ただし、一概に「これだけの頻度で配信しましょう」ということはできず、メルマガの内容や企業の方針によっても適切な配信頻度は変化します。
これに関しては、何度も試して適切な頻度を見つけるしかないようです。
「とにかくたくさんの相手に、何通もメルマガを配信している」そのような状況でしたら、そのメルマガは上手く機能していないかもしれません。
そのままでは、むしろビジネスのチャンスを減らすことになってしまうかもしれませんので、適切なメルマガ配信を心がけなければいけません。
しかしそれは簡単なことではありませんので、メルマガ配信業者にご相談されるのがよろしいでしょう。
業者によっては充実したオプションを設けている事が多く、メルマガの内容や頻度についても相談する事ができるでしょう。
おすすめのメルマガ代行
メルマガを企画・制作する際に最も重要なポイントは、やはり配信の目的と、ターゲットが明確になっているかという点です。
また企画制作を依頼する前に、内容を社内で改めて確認しておく必要があります。
おすすめのメルマガ代行業者とは？
・多彩なメール配信機能、決済サービスや連携したフォーム等がある高機能なシステムをもつ
・メールを迅速にいつでも確実に届けることができる
・困ったらすぐに電話対応も可能な充実したサポートがある
・低コスト
以上の4点に要約できると考えられます。
HELP YOU
では、実際にどこのメルマガ代行業者を選べばよいでしょうか。
メルマガ代行をおこなっている代表的なところでもある、メルマガ代行業者の「HELP YOU」を紹介します。
またここでは、SNS運用サービスもおこなっています。
SNS運用サービスとは、企業が保有している複数のSNSアカウントを代行して運用するサービスです。
単純に記事を作成するだけでなく、SNS上のブランディング戦略、コメント管理、アクセス分析を含めて一括して行うことができます。
社内にSNS担当の方がいない場合や、SNS投稿まで手が回らない場合に、SNS代行サービスを活用することで、
それらの業務全般をサポートしてもらうことが可能となります。
そのためには、コンテンツ制作やメディア運営には質の高いライターの起用が必須です。
「HELP YOU」では、経験豊富なライターさんが記事作成を代行してます。
ときには取材やインタビューにリモートで参加することもあり、ニーズに合った記事を丁寧に執筆しています。
まとめ
メルマガを購読している層は、一社に限らず複数登録している方が多いです。
中にはメルマガ専門にメールアドレスを持っている方もいますが、ほとんどは自身のプライベートアドレスを登録しています。
メルマガはまず、開封率を上げることが課題となります。
多くの人に開封してもらうにはどうしたらいいのでしょうか。
インターネット記事や、本でも、何か文章を読む時、タイトルや冒頭に引き込まれたという経験はあるかと思います。逆にタイトルが凡庸、書き出しがつまらなくて読むのをやめてしまったものもあるはずです。
何事も最初が肝心なのは当然です。最初に面白い一文やキャッチーで魅力的な記事を載せると、読んでもらえる率は高いです。
メルマガの場合は主に件名（タイトル）です。
メールフォルダを開いた時、並んだ件名に目を引くような一文があれば開封率は上がります。
他のメルマガに差をつけ、開封前に削除されてしまうことを防ぐには、タイトルのキャッチーさが大切で、その道のプロであるメルマガ代行業者に委託する価値があります。
メルマガ代行サービスは、更なる顧客の獲得・リピート率UPに欠かせないサービスのひとつといえるでしょう。
また長期にわたって続けることが、将来の安定した経営の役にたつものになります。
実際にメルマガ代行の成果を調べてみると、上位表示・アクセスアップの知識も豊富な人に任せられるため、ほとんどの企業がその結果に満足しているそうです。
これから顧客を獲得し、リピーターを増やしたい企業や個人の皆様に、自信を持っておすすめできるサービスといえるでしょう。
最初に計画をしっかり立てさえすれば、配信のために毎回仕込む必要もありません。お客様の登録があれば、その都度システムがメールを自動的に配信してくれます。
配信予告と報告メールが担当者には飛んできますので、オートマティックな作業になるでしょう。