経理代行とは?経理代行を使うメリット、デメリット

   

個人事業や会社などの数字を把握するお手伝いをしてくれる経理代行。

 

経理は自分でやるとなると大変ですし、人雇うとなるともっと大変なので、経理代行サービスを使いたい人がでてきました。

その一方で、経理代行サービスだとかなり幅も限られているので、使い勝手が悪いという評判もあります。。

 

そこで私がおすすめしているのが、オンライン秘書を使うこと。

オンライン秘書は経理、事務、総務、電話対応などのバックオフィス系のことは基本全て行っていますし、場合によってはwebのデザインやマーケティングまで行ってくれるので、かなり使い勝手がいいです。

 

中には、継続率97%というサービスもあり、かなり人気になっています。

この記事では、経理代行とはなにかについて説明したあとにオンライン秘書を私がおすすめしている理由をご紹介します。

 

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経理代行とは

 

経理代行とはその名の通り、個人事業や法人などの経営においての重要な数字を把握するためのお手伝いをするものです。

従業員であり社長であるといった場合のいわゆる「一人社長・一人経理」の場合はもちろん、営業をしてもらえる人はいるけれど、数字を管理してくれる人がいない、といった場合にはその悩みを解消してもらえるといったメリットがあります。

主な業務は、契約する際にどの程度のところまですることができるのかを詰める必要はありますが、多くの場合は領収書の整理、請求書の発行、帳簿の作成などを代行してもらえるのがほとんどです。

指示系統はあくまでも社長ですから、経営者の意向が反映されないといったこともありません。

こういった経理に関する事務作業を丸投げできるので、経理代行を利用する人は着実に増加しています。

また、人を一人雇うよりも人件費が安く抑えられるというメリットもあるため、経費削減を狙っている経営者の方にも人気がある代行業です。

 

経理代行がやってくれること

では具体的に、経理代行が行ってくれる業務にはどういったものが有るのでしょうか。

主な業務は、自社で経理を雇った場合と同じで経理業務一般を賄ってくれることが特徴です。

また、守秘義務がありますから、外に対して自社の情報が漏れてしまう心配もありません。

では具体的にどのような仕事を行ってもらえるのでしょうか。

経理代行が行ってくれることには大きく分けて3つの業務内容があります。ではその3つについて具体的な内容をご紹介します。

 

売上請求書の発行

まずは、会社の重要な資金源ともいえる「売上請求書の発行」があります。もちろんこれは、単に請求書に数字を打ち込むといったことだけではありません。

営業マンが売上を経理代行へ報告し、その売上を取りまとめ、取引先ごとに請求書を発行するといった業務内容です。

売上請求書の発行を間違ってしまうと、貴重な会社の運転資金が賄えなくなってしまうといっても過言ではありません。

その重要な「集計役」を専門的に行ってもらうことができます。

営業が得意な人は、確かに誰にも引けを取らない営業力を発揮します。

しかしその後の管理については少し苦手といった人も多いのが現状です。

その「できないところ」をフォローするのが経理代行と言えます。

営業マンは営業に集中し、より売上を上げるためだけに仕事をすることができるようになります。

仕入請求書の管理

「この予算内で、材料調達をして欲しい」といった仕入に関する調達を行う事が得意な人でも、そのあとの「請求書の管理」が苦手な人が多いのも調達が得意な人の特徴ということができます。

もしこの請求書発行という業務を誰かに丸投げすることができれば、より安く材料を調達できたり仕入ができたりするかもしれません。

また言い換えれば、「仕入に関するプロフェッショナルが、その業務以外に力を注ぐ必要はない」ということができます。

自分がしなくても良い仕事をいかにせずに済むか、自分にしかできない仕事に以下に集中することができるか、その視点で考えることができるので自分の役割に集中することができます。

また、数字に弱いといった場合でも経理代行はプロが行いますから、支払金額について把握し間違うといった経理業務においては初歩的ミスをすることもありませんから安心です。

 

その他経費の領収書の整理など

接待費の領収書や、そのほか事務用品を購入した際に発生する領収書など大量に管理しなければいけないような領収書類を整理してもらえるのも経理代行の特徴です。

「これはペンを購入した際の領収書だから事務用品費の領収書」「これは取引先へ行ったときの交通費」「これは取引先の社長と打合せをした際の領収書」などすべてを自分で分類するのは、非常に時間と手間がかかります。

本業に集中したい人にとっては、非常に煩わしい作業、見方を変えれば「時間のロス」というふうに考えることができます。

この時間のロスを減少させることに一役買うこともできるのが経理代行です。

経理代行を使うメリット

経理代行を利用することでメリットは多く生まれます。経費面でも実務面でも、両社から見てそのメリットは多いということが出来ます。

単に数字には自信がない、集計はあまり得意としない、時間が欲しいといった場合にも経理代行を利用するメリットはあります。

では実際に経理代行を活用している経営者の方や個人事業主の方がどういったところを「メリット」に感じているのでしょうか。そのポイントは3つあります。

本業へ集中できる

事業はあくまで本業にいかに集中する時間が取れるかがポイントです。

どのような事業の内容であれ、その仕事に集中する時間が少なければ、業績を伸ばすことどころか運転資金を賄うこともできなくなる可能性があります。

「最低限の時間の確保」といった面からみて、経理代行を利用して事務仕事の内容を削減し本業を集中することができるのは、大きなメリットの一つということができます。

経理のプロが行うので経理によるミスがなくなる

経営者の中には、大きなお金の流れを把握することが得意でもその基礎となる領収書の整理や細かい数字の集計が苦手といった人が意外と多いと言われています。

売上金額や仕入れ金額などと比較すると、細かい経費の金額は、大きなお金の流れとして把握しにくいということに納得してしまう経営者の人も多いのです。

「売上はこれくらいなら仕入はこれくらい」といった売上原価は把握できても、肝心なそのあとの経費が把握できなければ、最終の利益の予測が立ちません。

この経費部分について把握しやすいように手伝って貰えるのが経理代行の強みでもあります。

人件費が抑えられる

人を一人雇えば、年間で最低でも300万円前後の人件費が必要です。

しかし経理代行を活用することでその費用を3分の1くらいにまで抑えることが可能です。

この浮いた200万円で設備投資を行ったり、少し多めに仕入を行ったりすることがで、売上に直結、若しくは利益に直結するような経理代行業を活用することができます。

これは経営者にとって非常に大きなメリットと呼ぶことができます。

実際に、誰かを雇い入れた後にその人の人件費を減らすには、給与を引き下げるかリストラしかありません。

そのような事態が発生してしまっては、他の従業員に対しても不信感を抱かれてしまいます。雇った後でやっぱり無理と思ってもなかなか簡単にいかないのが自社の社員です。

そういった悩みも経理代行を活用すれば未然に防ぐことができます。

経理代行を使うデメリット

一見すると、いいことばかりがあげられているような経理代行ですが、本当にメリットだけなのでしょうか。

いえ、実はそうでもありません。

メリットがあればデメリットもあるのが経理代行という代行業です。

もちろん、内容をしっかり把握することでうまく活用することができるのですが、経理代行を活用できない人たちが声をそろえてあげるデメリットには、実は誰もが意外と気づいていない次のような理由があるのです。

経理代行は経理業務だけを行う

その名の通り「経理代行」ですから行う業務は経理に関することだけということができます。

当たり前といえば当たり前です。

しかし意外とここが盲点になっていることを理解していない利用者の人が多いのです。

それはどういったことかといえば「電話応対」です。

経理代行は経理に関してはプロフェッショナルかもしれませんが、電話応対については素人の可能性が非常に高いのです。

電話はいつかかってくるかわかりませんし、新規契約につながるスタートラインということもできます。

いわば「その会社を知る上での第一印象」を与えるのが電話応対です。

経理代行が電話応対をすることはまずありません。

それは電話応対の重要性をしっかりと認識しているためです。

その点でミスを行ってしまえば、経理代行どころの話ではありません。

ビジネスチャンスを失いかねなにのです。

またそのことを良く知っている経理代行利用者の方であれば問題ないのかもしれませんが、必ずしもそれを理解できているとは限りません。

つまり「電話が鳴っているのになぜ出てもらえないのか」といった不満を持つ方もいるのです。

もし電話応対まで行ってほしいと考えるのであれば、経理代行だけでは賄い切れていないため、これはデメリットというべきポイントであると言えます。

 

自社の数字をすべて見られてしまう

全ての経営者が、自社の内容すべてをオープンにして構わないとは思っていないのが実情です。

知って欲しくないところもあるでしょう。

それが会社の数字なのです。

この数字を自社の従業員ではない第三者へ開示することで初めて経理代行を活用する意味が出てきます。それができない経営者の方は、経理代行はそもそも活用できないのです。

また、あまりありませんが会社の機密ともいえる数字の内容を外部へ漏らしてしまうといった危険性も否定はできません。

もしかするとあまり知られたくない交際費も経営者にはあるかもしれません。

もちろん情報漏えいの観点からあってはならないことですが、可能性がゼロということができないのがこのご時世です。

この情報漏えいというまだ起こっていないリスクと向き合わなければいけない、常に考えておかなければいけないのが経理代行です。

これは場合によって本業への集中を妨げる要因になりデメリットということになります。

 

経理代行を使うべき人

さてメリットとデメリットを知ったうえで、経理代行を活用すべき人とはどういった人なのかが見えてきたところだと言えます。

簡単にまとめれば次のようになります。

経理に関する実務を丸投げしたい人

「今自分に欲しいのは、本業へ集中する時間」と一番にあげられる人には、経理代行はおすすめのシステムということができます。

単に経費の領収書を整理してほしい、という要望や請求書の発行や整理を行ってほしいといった場合には、非常に向いているものということができます。

会社の数字を第三者へ見せても大丈夫という自信がある人

「どこへ口外されても問題はない」と言い切れる経営者の方はぜひ活用してみてもいいシステムということができます。

ただし交際費に関しては、接待する側とされる側、つまり相手が存在しますからいくら自分は大丈夫と思っても実際はそうでないケースも存在するということを忘れてはいけません。

それを加味しても大丈夫だという場合は、経理代行も選択肢の一つとして加えても問題はありません。

経理代行を使わないほうがいい人

先にも挙げたデメリットが気になるといった人は、経理代行を利用することにはあまり賛成ができません。

そのデメリットが気になることで本業へ集中できないというのであれば本末転倒です。

あくまで本業あってこその事業ですから、経理代行に気を取られている場合ではないのです。

ではどういった人は利用しない方が良いのでしょうか。それは次にあげる人が代表的な例だと言えます。

会社の数字を口外されるリスクと向き合いたくない人

起こってはいけないことではありますが、起こっていないリスクを想定してしまう心配性な人には、経理代行はあまり向いていないということができます。

それを気にしすぎてしまって結局本業に集中できなかったと言ったことが起こってしまっては、事業は発展することができません。

もし数字の整理だけが出来ないというのであれば、それこそ身内の人に手伝って貰う方がいい場合も存在します。

会社を知ってもらう窓口は電話応対だと考えている人

電話を掛けた人がまず会話をするのが、電話に出た人であることは言うまでもありません。

面接を受けた時の第一印象と同じで、この時にどのくらいいい印象を与えることができるかで、その後のやり取りを円滑にすることができるかが決まると言っても言い過ぎではありません。

もし少しでも取引先を増やしたいと考えているのであれば、経理代行よりももっと優れている秘書代行を活用する方が、会社にとって大きな利益を生むことがあるのです。

経理代行よりオンライン秘書のほうがおすすめの理由

なんといっても大きな違いは、電話応対をしてもれるという点ではないでしょうか。

経理代行ではそうはいきませんし、対人関係が苦手といった人が経理代行に従事しているケースも否定はできません。その点オンライン秘書はそもそもの業務が幅広く設定されています。

また契約自体がインターネットを介して行われる場合がほとんどで、費用も時間単位や個人単位などケースバイケースであることが多いのが特徴です。

オンライン秘書は、必要な機能を必要な時に活用することができるので非常に効率がいいサービスということができます。

必要のない機能を契約させられるほど無駄なことはありません。

多くのオンライン秘書サービスは、積み上げ方式で必要なサービスを選択してオーダーメイドの感覚で依頼できます。これは費用面においても、経営者に優しいサービスということができます。

インターネットで即対応

オンライン秘書は、その会社へ出向いて何かを行うといったことはまずありません。

これは会社の内情を第三者に知られる心配がないので、仮に企業秘密が存在しているような社内であっても、そもそもそれを知られる危険性がありません。

忙しい経営者のスケジュール管理にも対応

オンライン秘書とはいっても、忙しい経営者のスケジュールを的確に把握し一流企業の秘書課並みのサービスを受けることができます。

インターネットといういわばバーチャルな世界を連想される人もいるかもしれませんが、「秘書」という仕事は100%全うしてもらえる非常にレベルの高いサービスであることはいうまでもありません。

そもそも秘書には「経営者の仕事を円滑にするためのフォローを行う」といった業務があります。これを差し置いて他の仕事というのであればそれは秘書ではありません。

オンラインとはいえ秘書という限りは、会社を円滑に動かすためのフォローを行ってもらえます。

 

おすすめのオンライン秘書

 

ではオンライン秘書サービスでおすすめなのはどこなのでしょうか。

私がおすすめしているのはHELP YOUです。

HELP YOU

 

経理代行よりおすすめのオンライン秘書サービスがHELP YOUです。

 

HELP YOUは100人に1人のオンライン秘書サービスで、なんと採用率が1%というものすごい厳選採用をしています。

その上、チームで行ってくれるので、経理はもちろんのこと、事務、採用、マーケティングにいたるまで様々な仕事を行ってくれます。

 

経理代行ではまかなえない範囲までサポートしてくれるので、使い勝手がいいですし、採用もかなり厳選しているので、質の高いサポートを受けることができます。

 

また、HELP YOUでは最近オフライン(対面)でのサポートを始めているので、オンラインに抵抗がある方でも安心して使うことができます。

また、HELP YOUの継続率は97%と驚異的で、多くの方が満足しているサービスになっています。

 

HELP YOUはこちらから

 

まとめ

経理代行とオンライン秘書では、その利用目的が異なりそれぞれ向き不向きが存在することは言うまでもありません。

しかし、情報漏えいなどのリスクやこれからの事業拡大を考えると、オンライン秘書をうまく活用する方がいい場合もあります。

オンラインで面と向かって契約をするわけではありませんが、忙しい経営者の方には時間短縮で効率よく必要なサービスだけを受けることができるので、非常にいいシステムということができます。

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