会社の中で退職されると以外に困ってしまう部門があります。
それは「経理」です。
これを聞くと意外かもしれませんが、どの企業においても経理職は離職率が低く一人の人が長く勤めるという傾向があり、大手大企業でない限り、一人経理といった会社も多いのが一般的です。
そのような経理の仕事に就く人が、突然退職してしまったら、会社は窮地に追い込まれることも否定はできません。
しかしこのような窮地を回避する方法があります。
それは「経理を外注する」という画期的な考え方です。
経理を外注するメリット
「経理を外注する」というと、「実際の売上原価に経理は含まれないよ」と答える経営者の方も多いかもしれません。実際に、経理が外注できるとは考えていない人も多いのではないでしょうか。
しかし多くのものが外注できてしまうこの時代、経理も例外ではありません。
それどころか、将来発生するかもしれない経理に関する悩みを未然に防ぐことができるのです。
この悩みを防ぐことができるだけでもメリットなのですが、具体的にはどういったことが考えられるのでしょうか。
そのメリットは大きく分けて3つあります。
急な経理担当者の退職にも強い
日本のように中小企業が多い場合、一人しか経理担当者がいないといったケースも珍しくはありません。
一流大企業のように、総務課があり経理課があり営業がありという部門ごとに必ずしも分かれているわけではなく、一人の人が複数の業務を担っているということもあるのです。
そのような中で、もし経理を担当しているたった一人の従業員に突然退職されてしまっては、誰も経理の内容を知らないという窮地に追い込まれます。
もちろん経験者を採用するからいいと考える経営者や採用担当の人もいるでしょう。
しかし採用したとはいえ、すぐに会社のやり方を覚えてもらえるかといえばそうではありません。
前もって退職を伝えられている場合であっても、引継ぎに要する時間が必要です。
その点、経理を外注すればまず退職という心配は必要ありません。
また、外注をしておけばたとえその人が担当から外れることがあっても、代わりの担当者がすぐに対応できるようになっています。
経理を外注するメリットは、「経理職を安定的に確保できる」という強みがあります。
経理担当者を育てるまでの時間稼ぎができる
仮に経理担当者が3か月前に退職の意思を伝えてきたとします。
そしてそこから経理担当者の募集を開始し、すぐに採用が決定したとしても実際に引継ぎを行う期間は1か月から2か月しかありません。
むしろ2か月あればよい方です。
売上を計上し計上した売上が入金されるまで、そして仕入をしてその仕入れ代金を支払うまでの一連の流れを知るにはやはり最低でも2か月は必要です。
つまり3か月前に退職の意思を伝えた前任者が、後任に引継ぎをするとしても1回転しかその業務をつきっきりで教えることしかできないのです。
時間がなさすぎるという現実的な問題があります。
もし、経理職は自社で賄うというのであれば、一旦プロの経理へ外注し自社の経理担当者が一人前になるまで外注と自社の経理担当者の2枚看板で業務を行い、実務に支障がないように行う事も可能です。
一人前に育った時に外注した経理担当者の方にはそこで契約を終了するといった方法をとっても、問題はありません。
それが外注の強みでもあります。
経理のプロフェッショナルを採用できる
一流大企業ではなくても、その経理業務のノウハウを手に入れることができます。
それが外注です。
今や大手企業でも経理職は外注するような時代です。
この経理担当者は多くの企業のやり方をみています。
もちろん口外できない機密情報はあるにせよ、その立ち居振る舞いを目の前で見ることができます。
経理のプロフェッショナルを自社で育てるには時間もそして経費も掛かります。
慣れてもらうまでは先行投資という考え方になります。
それであればいっそのこと、一流のノウハウを知るプロフェッショナルに経理を外注してしまうという方法が効率よく、そして結果的には経費も抑えることができるということになります。
外注ですから経理を一人雇うよりも安く済むことは言うまでもありません。
これらを考慮しても十分に経理を外注することへのメリットと判断することができます。
客観的に経理処理を行ってもらえる
自社の社員が経理を担当することが悪いとは言いません。
しかし自社の内容であるがゆえに、少しでもいいように見せようしてしまうことがあるかもしれません。
それでは経営者は正しい数字を知ることができない可能性が高くなります。
こういった危険性を回避できる方法の一つに、経理を外注するという方法があります。
あくまでも客観的に業務が出来る第三者ですから、経営者の意見に左右されることはありません。
もちろん、雇用関係もそこには存在しませんからより的確に経理処理を行う事が可能です。
経理を外注するデメリット
しかし必ずしも経理を外注することがメリットばかりではありません。
そこにはデメリットも当然存在します。自社の社員では融通が利くような業務内容であっても、経理を外注することで其の業務内容は明確となり、時には融通が利かないといったこともあります。
ただしこれは、どのような経理の外注業者へ依頼しても同じことが言えるので、あらかじめ知っておかなければならないデメリットだと把握しておく必要があります。
ではどのようなデメリットが考えられるのでしょうか。それは大きく分けて2つ存在します。
思うような経理担当者が来てもらえるとは限らない
もちろん経理を外注して得られるノウハウはプロフェッショナルです。
しかし場合によっては「経理一般に関することを良く知っているプロフェッショナル」のノウハウの場合があります。
これはどういうことかといえば、「その業界独特の慣習をしらない」といった場合があるのです。
業種によっては半金半手と言われる「半分は現金で支払い、残りの半分は手形で支払う」といったケースが存在する場合もあります。
古い慣習ですが、その業界においては当たり前というベき支払方法です。こういった独特な慣習を知らないといったこともあります。
業界では「当たり前でしょ」ということも知らないことがあるのです。
ただ、経理を外注してある程度すれば業者のほうも慣れてくるので、最初は我慢して使ってみるのをおすすめします。
経理しか行ってもらえない
言うまでもなく経理を外注しているわけですから、自社の従業員のようにすべての業務に融通を利かして行ってもらえるわけではありません。
そこは契約ですからあくまでも「経理は経理」といったしっかりとした線引きがなされます。
もちろんこれは違う業務を行った場合、何か問題が発生してしまってはその責任を負うことができない、といった責任の所在の問題もあります。
経理の外注はあくまでも経理に関するプロフェショナルであり、営業のプロではありません。
もちろん調達部門のプロフェショナルでもありません。
それにかかわるお金の請求書等を整理や管理することが目的なのです。
経理を外注する際に見るべきポイント
経理を外注することへのメリットとデメリットが把握できたところで、実際に利用する場合のポイントというものはあるのでしょうか。
もちろんそれはあります。
「何を中心に行ってほしいのかを明確にする」とそれのポイントはおのずと見えてくるのです。
とはいっても、では具体的にどのようなポイントがあるのかについてご紹介していきます。
どこまでの経理業務を行ってもらえるのか
経理業務と一言で言っても、最近の経理の外注業者は決算業務まで行ってもらえるところや、経理の数字を活用してマーケティングまで行ってもらえるところなど様々です。
もちろん業者によりその請け負ってもらえる業務の範囲は様々ですが、いかに自分たちが求めている業務を賄ってもらえるかがポイントとなります。
「それは本来『経理』という枠の中で考えた場合、業務から外れるのではないか」と思うよう業務内容であっても、営利の基盤となる数字があればその延長線上で可能となるケースがあります。
経理という会社の数字を扱っている部門であるからこそできる仕事があるのです。
経理はその会社の経営状態を知る上での宝の山ですから、うまく活用してもらえるところが有れば活用してもらえるにこしたことはありません。
将来経理を自社で賄う場合の基盤づくりができるかどうか
やはり将来的には自社で経理職を賄いたいと思う経営者の方は少なくないのが実態です。
経理の外注業者しか持っていないノウハウがあるにせよ、そういったことよりも自社でデキる経理がいることこそが、即時に今の経営状態を知るためには重要だと考える経営者の方と言い換えることができます。
悪いことではありません。むしろいい考え方ということもできます。
そういった「将来経理職にはこうあって欲しい」という将来像を可能にすることができるかどうか、その視点から判断してもらうこともできます。
経理の外注は経理のプロフェッショナルです。
そのノウハウを自社に根付かせ基盤をつくり将来の経理職への統一のあり方として1つの「マニュアル」のように考えることもできます。
価格設定が明確かどうか
せっかく外注することで給与や社会保険料など人件費を削減できると思っても、実際に係る費用がわからなければ、本当に人を雇うよりも経費が浮くのかどうかがわかりません。
これは商売を行う上でも非常に大切なポイントです。
スーパーで食料品を購入する際にその価格が明確に表示されているように、優良なオンラインアシスタントサービスの会社や経理の外注業者などはその価格設定を明確にしています。
これにより、依頼するかどうかの判断基準を儲けることができます。
どれくらいのプロフェッショナルが存在しているのか
「実は総務しかいないんです」「経理しか受けていません」というのであれば、その外注業者は今の時代に合っていない可能性があります。
現代のニーズは多様化しており、そのニーズに応えるためには複数の部門に対応しているプロフェショナルを揃えていることが重要な外注業者の条件になります。
もちろん自信がある業者は、自分たちはないが出来るのか、どういったプロフェッショナルを揃えているのかを明確に打ち出しています。
これらの情報を参考に、経理業務に限らず今自分の会社に必要な業務を依頼することができます。
窓口対応がしっかりしている
オンラインとはいえ、一番初めに依頼者が相談するのは窓口です。
この窓口業務にあたっている人が、その会社に必要なプロフェッショナルを紹介します。
ですからこの窓口業務がしっかりしていればしているほど、自社に必要なプロフェッショナルを的確に把握し案内してもらえるということができます。
経理を外注するのにおすすめの業者
経理を外注するということは、自社以外の第三者に自社の数字を開示するということは今間㎡での話のなかで理解していただけたのではないでしょうか。
自社の数字を他人に見せるからこそ、信頼できる外注先へ経理をお願いする必要があります。
その時気になるのは評判や信憑性、守秘義務の考え方もありますがせっかく把握している数字をどのように活用するかといったことも判断基準になります。
最近は一般的な経理業務をこなしているだけでは、外注している意味がないと判断されることも少なくありません。それでは具体的にどのようなおすすめの業者があるのでしょうか。
今回は幅広い業務と豊富な経験を持つ2つの業者をご紹介します。
HELP YOU
HELP YOUは、オンラインアシスタントと言われている様々な業務を代行してもらえるサービスです。
オンラインですから、業務中に対応してほしいことが出てきた場合には、即相談することができます。窓口もしっかりしているのでたらいまわしにされる心配はありません。
窓口アシスタントが客様の要望をしっかり把握して、その時に必要な専門知識の高いスタッフをヘルプとして紹介します。
ではどのような業務に対応してもらえるのでしょうか。そこが一番知りたいところですが、本当に幅広い業務に精通しているのが特徴です。
例えば定期的にメルマガを作成し配信したいという要望があれば、それに対応し競合他社の情報が欲しいと言えば、それをリサーチして報告書としてまとめてもらうことも可能です。
また国内だけに限らず海外取引先に向けての資料作成も可能ですから、「実は英語が得意ではない」といった場合にでも即座に相談することができます。
会社におけるほとんどの部門を代行することができるのが特徴的で、経理代行サービスの他にも従業員を採用する際の人事や採用に関する業務、マーケティングや秘書業務もさることながら営業のプロフェッショナルな知識を代行してもらうこともできます。
もちろんオンラインで相談が受けつけられるという特徴から、ECサイト等の運営に関する相談もすることができます。
このように、中小企業で従業員を自社で賄うことができないような場合であっても、一流大企業並みの部門と人材の知識を確保することが出来るのが最大の特徴です。
経営者の「あれもしたいしこれもしたい」という要望をかなえるためのお手伝いができるシステムを持っているのがHELP YOUというサービス企業です。
継続率も97%と高く、満足度も高いので、経理の外注なら自信を持っておすすめできます。
フジ子さん
次にご紹介するのが「フジ子さん」というシステムです。こちらはリーズナブルな価格設定でオンラインアシスタントをお願いすることができます。
外注とはいってもその幅は非常に広く必要な時に必要なだけメールや電話で依頼することができる非常に便利なシステムです。
リーズナブルだからと言って、その実務処理能力が低いかといえばそうではなくプロフェッショナル集団が経営者の悩みをサポートします。
例えば、今までこういったサービスを活用していたかったけれど、敷居が高くてなかなか活用までには至らない、そういった悩みや現実的にどのような業務を行ってもらえるのかがわからないといった、サービス活用初心者の方には非常にお勧めのオンラインアシスタントサービスです。
人事や総務、経理をはじめとしてなかなか素人の知識では難しいWEB運用もサービスの中にあるため、いままで高額な費用を支払って行っていたことも、フジ子さんに依頼をすればリーズナブルに行うことができる可能性があります。
外注だと費用が掛かるといった固定概念から解放され、多くの業務を自社で賄うことができるといった可能性へと変化することができます。
フジ子さん！今話題のオンラインアシスタント。評判はどうなの？料金は？
メリービズ
メリービズは優秀なアシスタントつく経理代行サービスです。
メリービズの特徴といえば、経理の優秀な人材がトータル的にサポートしてくれる点です。
メリービズで代行してくるれる人の中には、一部上場企業で役職経験をしていた方やベンチャーで経理部門を立ち上げた方などアシスタントに留まらないトータル的なサポートをしてくれます。
下流の仕事ももちろんやってくれますが、上流の仕事もやってくれるので、教育などのコストがかからないところも魅力的な点です。
経理のみをアウトソーシングしたいのであれば、メリービズがおすすめです。
経理に関する相談は無料でやっているので、まずは今経理で抱えている相談をしてみるのをおすすめします。
まとめ
経理はその会社の数字を扱っているいわば心臓部といっても過言ではありません。
もちろん一番会社に取って重要なのは会社のかじ取りをする経営者なのですが、その経営者が正しい判断をするための指標となるものが経理が管理する数字です。
これが経営判断の基礎中の基礎ということができます。
この基礎が誤った数字管理を行ってしまえば、経営指標がくるってしまうことは言うまでもありません。
正しい数字の基本を管理するためにも、第三者である外注へ経理を依頼することも時には必要となります。