事務代行サービスを利用したい!業者を選ぶポイントとおすすめ3社を紹介!

事務代行サービスを利用したい!業者を選ぶポイントとおすすめ3社を紹介!

事務代行とはその名の通り、企業におけるバックオフィスの事務業務を代行してくれるサービスのことです。

「事務員がいないので他の職員のコア業務に集中できない」
「事務員が常駐するほど忙しくはないが、一時的に人員が欲しい時がある」
「事務職の固定費を下げたい」

などの悩みはありませんか?事務代行サービスを利用すれば、これらの悩みを解決できます。

事務代行サービスに安さを求めるのであれば最安時給換算1,390円のフジ子さん さん、質の高さを求めるのであれば採用率1%のアイスタッフがおすすめです。

今回は、事務代行のサービス内容や料金相場の他失敗しない業者の選び方も併せて解説します。

事務代行に依頼できる業務

まずは、どのような業務を任せられるのか見ていきましょう。以下に一例を示します。

・見積書や納品書、請求書、領収書など、経理伝票類の作成・発送
・会議等の議事録を作成
・会議や広報などで使用する資料や企画書等の資料作成

・書類のファイリング・管理
・受発注した商品や数などを管理・データ入力
・名刺の管理・氏名や住所等のデータ入力

・アンケートの回収・データ集計と集計データ管理
・イベント会場、会食場所等の会場手配
・社員のスケジュールを管理
・宛名書き、投函等の郵便物発送業務

・社内の経理、会計業務の代行
・入出金の確認と照合や未入金の顧客に対して催促する業務
・売上の管理表を作成
・支払調書を作成

・帳簿への各種取引内容の記入
・顧問税理士との連絡や補助
・顧客の対応やカスタマーサポート
・社員の電話対応代行
・社員のメール対応代行や返信代行

・WEBサイトの更新、SNS、チャットへの対応・返信等のWEB担当業務
・顧客情報の名簿の作成等の顧客データ管理
・イベントやセミナーを運営、イベント当日の支援

このように、「事務代行」と一口に言っても、依頼できる業務は多岐にわたります。サービスを利用する際は、サポートしてもらいたい業務は何なのかを明確にする必要があります。

事務代行を活用するメリット

様々な業務を手伝ってくれるだけあって、事務代行サービスを利用すると大きなメリットを得られます。具体的にどのようなことがあげられるのか、いかに解説します。

コア業務に集中できる

1つめのメリットは、コア業務へ集中できるようになること。

事務員のいない企業では、事務作業をコア業務と並行してこなさなければなりません。難易度は高くないものの、雑務に時間をとられると、本来やるべき業務に集中できなくなってしまいます。

そこで事務作業を外注すると、本業へ向ける時間を多く確保できるようになり、生産性が向上するわけです。

固定費がかからない

2つ目は事務職に対する固定費をカットできること。

事務員を雇用すると、採用・教育のコストや採用後の固定人件費がかかりますが、事務代行を外注すれば、必要な分の外注費のみで抑えられます。

また、万が一業績悪化等の状況になってもなかなかリストラはしづらく、必要のない固定費を払い続けることになるのです。

経営として考えると、固定費をいかに低くしていくかがポイントとなるので、これも大きなメリットとなります。

必要な時だけ利用できる

1日○時間だけ、月○日だけ、繁忙期だけ…といったように、外注であれば必要な時だけ利用できるのも大きなメリットです。

たとえば、閑散期は1人だけ、繁忙期は複数人にお願いするといったことも可能です。

またプランによっては、その月に余った利用時間を翌月へ繰り越せる他、必要な業務のみをお願いできるので無駄がありません。

事務代行における料金体系別の費用相場

次に解説するのは、費用相場です。

事務代行の料金体系は、主に三種類。それぞれの特徴と相場を見ていきましょう。

料金が固定の月額制

1つめは、決められた業務内容に対しての報酬を、毎月決まった額で支払う方法です。明快なため、出費の目算が立てやすい料金体系だと言えます。

具体的な料金は、どの業務を任せるか次第です。業者間の差が大きいのですが、以下に相場の一例を挙げておきます。

・経理事務 15,000〜65,000円/月
・人事代行 10,000~60,000円/月
・庶務事務 10,000~50,000円/月
・事務全般 15,000~90,000円/月

月額契約だと、大体この範囲内になるようです。なお契約外の業務を依頼する場合、再度料金設定が必要となる点に注意しましょう。

契約時間の長さで料金が変わるパターン

2つめは、「月に○○時間まで」、「月に○○日まで」と、月の稼働時間がコースとして定められている料金体系です。こちらも出費の目算が立てやすくわかりやすい料金体系となります。

しかし「業務量が予定より増えてしまった」、「担当事務員の仕事のペースが合わない」等の理由で、時間内に終わらない場合もありますので、そういう際は社内で対応しなければなりません。

料金相場は業者によってばらつきはありますが、だいたい

・30時間 70,000円~100,000円
・45時間 100,000円~150,000円


といったところが多いようです。

業務課金制

3つめは、業務の単価や時給が設定されている料金体系です。依頼する業務量、業務時間によって費用が変動します。

毎月の見積もりがしづらいのがデメリットですが、業務ごとに課金するため無駄が出にくいメリットもあると言えるでしょう。

例えば下記のような業務ですと、相場は大体このくらいとなるようです。

・メール返信1件 150円~
・記帳1件 900円~
・電話1件 130円~

どれも外注業者によって金額は変わってきますので、契約前にしっかりと比較してみることが大切です。

失敗しない事務代行サービスの選び方

次は事務代行サービスの選び方について、注目すべきポイントを3つ解説します。

失敗を避けるため、ぜひ参考にしてみてください。

料金はわかりやすいか

初めて依頼する場合、やはり一番心配になるのは料金の問題ではないでしょうか。

前項で解説した通り料金体系には主に3種類ありますが、明白な料金を提示してくれる業者を選ぶことがポイントとなります。

想定していた予算よりも高い、追加料金が発生する、などの業者を選んでしまうと、例えば固定費の削減で事務代行を利用しようとしていたら、あまり意味がなくなってしまいますよね。

最初に提示された金額のみで依頼できる業者は、満足のいく業務委託を実現しやすいですし、信頼度も増し、再依頼しやすくなります。

事務代行業者の実績はどうか

気になる事務代行業者を見つけた際は、その企業の実績に注目してみましょう。

現在多数の事務代行業者がありますが、トラブルがないとは言い切れません。一方、実績を積み重ねている業者はそれだけ信頼も獲得しているため、トラブルを極力避けられます。

また、事務代行は社内で保管している個人情報等を用いて作業してもらうこともあり、個人情報漏洩等のリスクもあります。

信頼のおける業者を選べば、安心感をもって依頼できます。

どのくらいの実績があるのかを念頭に置いて選ぶのが、優秀な代行会社と巡り合えるポイントです。

優秀な人材はいるか・万が一の時にすぐ対応してくれるか

こちらが依頼しても、業務を滞りなく行ってくれる方でないと、依頼している意味がありませんよね。

そこで見極めたいのが、優秀な人材が在籍しているかどうか。

どのくらいの採用率で在籍しているのか、どんな研修がされているのか等を確認してみましょう。事務代行を利用した人の口コミや体験談も、合わせて調べてみるといいですね。

また、目的に沿った業務のプロフェッショナルがいるかどうかも、きちんと見極めなければなりません。トラブルやミスが起きた際に、素早く対応してくれる人材がいるのは心強いものです。

このように、優秀な人材が在籍していれば、業務の依頼も安心してできます。

おすすめの事務代行サービス

ここからは、おすすめの事務代行サービスをご紹介します。

失敗しない業者選定のための参考にしてみてください。

フジ子さん


まず、安い料金で依頼してみたい方におすすめなのが「フジ子さん」。

30時間  69,000円/月
50時間  99,000円/月

月額10万円を切る、業界内でも圧倒的な最安値です。

それでいて、オンラインでハイレベルなアシスタントが遠隔サポートしてくれます。

また、事務だけでなく、経理も英語もイラストレーターも…PCでできることなら幅広く請け負ってくれる、まさにかゆいところに手が届く事務代行会社です。

無料トライアル期間が設けられていて、実務能力を事前にチェックできるのも嬉しいですね。

フジ子さんはこちらから

HELP YOU

優秀な人材に重きを置いて依頼するなら、「HELP   YOU」がおすすめです。

在籍するアシスタントは、なんと採用率1%の狭き門をくぐり抜けたエリート揃い。彼らがチームで動いてくれるので、「急に連絡が取れなくなる」、「対応が遅い」ということもありません。

現在250社以上が依頼しており、そのうち平均が97%が継続利用しているのだそう。信頼できる、実績のある業者ですね。

なお料金は、

30時間~ 100,000円/月~
45時間~ 150,000円/月~

ちなみにHELP YOUでは、「導入コンシェルジュ」というオプションも用意されています。これは事務代行サービスを初めて利用する際、「何から始めていいのかわからない」といった導入時の負担を軽減・サポートしてくれるサービスです。

事務代行を導入するのに不安がある方は、コンシェルジュを利用してみるのもおすすめです。

HELP YOUはこちらから

Chatworkアシスタント

引用:Chatworkアシスタント 企業HP

次は、ビジネス用チャットツールで有名なChatworkが運営する、「Chatworkアシスタント」。

こちらも倍率100倍の審査を通過したアシスタントのみが在籍していますので、優秀な人材が豊富です。

業務内容も幅広く、常にChatworkの向こうでアシスタントがスタンバイしてくれているため、スピーディーに依頼に対応してくれます。

料金は30時間~のプランですと、

3か月利用 120,000円/月~
6か月利用 108,000円/月~
12か月利用 96,000円/月~

と、利用期間が長いほど安くなる料金設定で、長期の契約を考えている方におすすめです。また、よく知られているChatworkですから、安心感がありますね。

まとめ

今回は、事務代行サービスについてご紹介しました。

バックオフィスの悩みを解決するには、数ある業者の中から目的に合ったサービスを選ぶことが大切です。各社の特徴や料金プランを比較して、自社の状況と照らし合わせましょう。

初めて事務代行を利用する際は、「導入や依頼で手間がかからないだろうか」、「本当に任せて大丈夫だろうか」といった不安がつきものだと思います。しかし各社、導入サポートや無料トライアルを用意しているため、安心して試せるはずです。

プロの力を借りれば、時間や経費に余裕が生まれ、コア業務に集中できるなど、より良い環境作りにつながります。

ぜひ、一度利用してみてくださいね!

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