秘書を雇うメリット、デメリット!今流行りのオンラインアシスタントがおすすめ?

   

 

社内で上司をそばからサポートしてくれる優秀な秘書は、円滑にビジネスを進めるうえで重要な役割を担っています。

この記事を読んでいる方は、秘書雇うことを検討しているのではないでしょうか?

 

秘書を雇うと雑務をやってくれるなどいい面もありますが、採用コストや辞めるリスクなどのデメリットなどがあります。

秘書を雇うより月額4万8,000円から利用できるフジ子さんさんなどのオンラインアシスタントの方が費用対効果が高くおすすめです。

この記事では、秘書を雇うメリット、デメリットをご紹介した後に、なぜ私がオンラインアシスタントをおすすめしているのかご紹介します。

 

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秘書を雇うメリット

 

まず最初に秘書を野党メリットについです。

秘書を雇うとコア業務に集中できるなどのメリットがあります。

 

面倒な仕事をやってくれる

 

秘書とは、企業の社長や役員、大学教授や弁護士、政治家など多忙な方の仕事をそばからサポートする職業ですね。

秘書が行う業務は、かなり広範囲で多岐に渡ります。上司のスケジュール管理、電話やメールの対応、来客対応、文書の作成など素早い判断や事務処理能力が必要となります。

ほかにも慶事や弔事の電報、贈答品の手配や年賀状の手配など、取引先との円滑なおつき合いのための雑務を引き受けてくれます。

 

秘書のサポートでコア業務に集中できる

 

秘書を雇うメリットは、上司の側がメインの業務に集中できて、作業が円滑に進められることです。

スキルの高い秘書を雇うことで、面倒な手続きや書類の作成、複雑なスケジュールの管理や調整などを、安心して任せることができます。

上司にとっては、メインの業務に集中できるため、効率のいい働き方ができます。

 

上司や会社のイメージアップにつながる

 

秘書はいわば、社長や役員など多忙な人物の仕事を支えてくれる、優秀なサポート役です。

行っている業務のひとつひとつは細かくささやかであっても、どれもおろそかにはできないものばかりです。

 

スケジュールの管理や交渉、取引先へのご挨拶や連絡などを優秀な秘書がやってくれると、社内の業務はもちろん、社外とのコミュニケーションも円滑になりますよね。

優秀な秘書を雇うことで、雇い主や上司、さらには会社のイメージアップにまでつながるのです。

 

秘書を雇うデメリット

 

しかしながら、秘書を雇うには、それなりのデメリットや困難もあります。

 

優秀な秘書を採用するまでが困難

 

秘書には、かなり高度なビジネスマナーや事務処理能力が必要になります。

そのため、すでに事務経験を積んだ方を採用する必要があります。

秘書としての適性や能力がある人物をしっかりと見極めて採用することは、なかなか困難です。

即戦力になりそうな人物を、派遣社員や契約社員として来てもらうこともしばしばです。

安心して秘書を任せられる人物を探すことが、まず大変と言えます。

 

採用後の人間関係の困難さ

 

採用後にもデメリットはあります。上司と秘書の相性があまり良くないと、円滑なビジネスを行いにくくなります。

秘書には単なるビジネスマナーだけでなく、上司の考えや気持ちを汲み取って、柔軟に動いてもらう必要があります。

スキルや経験は申し分なくても、相性の悪い秘書では、上司の側も仕事がしづらいでしょう。

同時に秘書にとっても、働きにくいと思われることがあり得ます。

 

秘書を雇うよりオンラインアシスタントの方がお得な理由

 

近年では、秘書を雇うよりも、オンラインアシスタントを使うケースも増加しています。

 

オンラインアシスタントとは、インターネットを使って、在宅でサポート業務をしてくれるアシスタントを提供してくれるサービスのことです。

オンラインアシスタントを使うことで、本来はかかるだろう秘書の人件費を抑えることができます。

つまりコストカットに役立ちます。

オンラインアシスタントなら、自社で人材を募集して面接などを行う必要がなくなります。

 

オンラインアシスタントには、即戦力になりうる経験者がそろっています。

自社で人材を雇ってトレーニングや研修を行う必要がないので、すぐに仕事にとりかかってもらうことができます。

 

アシスタントをしてくれる秘書的な人材は欲しいが、採用や教育にあまりコストをかけられない、といった会社や事業主にとっては、とてもメリットが大きいサービスです。

ただ、オンラインアシスタントの会社にも、それぞれの特徴があります。

 

電話秘書代行をメインに行ってくれる会社もあれば、経理や事務といったオフィスアシストをメインにしている会社もあります。

まずは必要なサービスを提供してくれるオンラインアシスタントを複数探して、じっくり比較しましょう。その上で、利用を検討してみるといいでしょう。

 

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まとめ

 

秘書は社長や役員、政治家などの人たちにとって、スムーズにメインの仕事を行うためには欠かせないサポート役です。

ただ、本当に役に立ってくれる優秀な秘書を雇うにあたっては、見極めや教育が難しい点もあります。

最近ではオンラインアシスタントを使って、業務の効率化を図る会社も増えています。

できるだけ低コストで、効率よく秘書的な人材を使いたいなら、オンラインアシスタントの利用も考えてみましょう。

 

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